Как бе дигитализирана документацията в Студентски столове и общежития
След десетки години работа по "стария начин" (тромаво и с тонове разпечатани документи), професионалистите от Студентски столове и общежития променят коренно работните си процеси и ги оптимизират, благодарение на системата за управление на документи DocuWare. Научете повече за тяхното дружество, спецификите на дейността им и как те правят огромна крачка напред, дигитализирайки документацията си.
Кои са основните дейности на Студентски столове и общежития
Студентски столове и общежития ЕАД е регистрирано през 1995 г. Едноличен собственик на капитала е Министерство на образованието и науката. Освен в София, дружеството има регистрирани клонове със седалище и адрес на управление във Велико Търново, Габрово, Пловдив, Русе, Сливен, Ямбол, Стара Загора, Хасково и Шумен.
Основните дейности включват експлоатация и стопанисване на студентски столове, общежития, бюфети, клубове и други заведения за обществено хранене, търговия и културен отдих, както и отдаване под наем на дълготрайни материални активи. Като цяло дружеството има 220 служители, а в София са концентрирани около 30 от тях.
Проблемни звена преди въвеждането на DocuWare
До момента на внедряването на DocuWare, в Студентски столове и общежития управляват и складират буквално тонове хартиена документация. Множество от договорите се разпечатват в 5 или дори в 7 екземпляра, които трябва да бъдат разнесени на ръка и подписани от различните страни, след което трябва да бъдат класифицирани и съхранени. С годините натрупването на толкова много хартия води до запълването на множество стаи на дружеството изцяло с архиви, които по закон трябва да бъдат съхранявани за срок от 5 години след издаването им.
Сред основните проблемни звена са
- Времеемък и трудоемък процес по оформяне на документи
- Бавен и тромав процес по разнасяне и одобрение на документи
- Ръчно водене, управление и архивиране на дневници, входяща и изходяща поща, книги за заповеди и други
- Сключване на студентски договори, както и на договори с научни работници с множество хартиени копия
- Поддържане на огромен физически архив на документацията
- Трудно управление на сроковете и пропускането на критични срокове
Търсени решения и функционалности
Работата с документи в Студентски столове и общежития е свързана с повтарящи се еднотипни действия и изразходване на огромно количество хартия. За да бъде оптимизирана работата и да бъдат отстранени повтарящи се грешки, екипът започва да търси съвременна система за управление на документацията.
Основните функционалности, към които се стремят тогава, са:
- Интуитивна и удобна за работа система
- Бързо и лесно ("буквално с два клика") търсене в документацията
- Достъп до информацията от всяка точка и по всяко време
- Получаване на известия, че даден срок е критичен или изтекъл
Въвеждане на DocuWare
"Наши партньори, които бяха реализирали проект с Немечек България, ни предоставиха контакти. Срещнахме със представител на компанията в лицето на Светлана Стоянова, която ни убеди колко лесно се случват нещата с помощта на DocuWare. Основното ни изискване беше за бърза имплементация, в съответствие с което екипът на Немечек България скоростно изготвиха web форми за попълване на типови документи. Така ние с лекота започнахме електронното съгласуване и подписване на документи през есенната кампания на 2023 г."
"С бързото навлизане на дигитализацията в ежедневието ни, осъзнахме, че можем да подобрим процесите си в работата като дигитализираме хартиените документи, които постепенно превземаха всички работни помещения", спомня си Илиана Бешкова – главен счетоводител в Студентски столове и общежития.
Резултати от въвеждането на DocuWare
След кратката персонализирана настройка на системата, служителите на Студентски столове и общежития бързо започват да използват пълните възможности за DocuWare. "Преходът от хартия към дигитални документи беше много лесен", споделя Бояна Лунгарска – Длъжностно лице по защита на личните данни. "Консултантите ни обучиха отлично и бяха до нас през първите дни на работа с DocuWare. Имахме предизвикателство с електронното подписване на PDF документи с КЕП на Борика, но и това беше бързо коригирано от екипа на Немечек България."
Основни подобрения от въвеждането на DocuWare
- Значително е намалено използването на хартия
- Намалени са разходите на дружеството
- Документите са лесно достъпни и точно категоризирани
- Търсенето в дигиталния архив е бързо и удобно
- Спестеното от ръчна работа време се инвестира в други важни работни дейности
- Домакините на общежитията вече разполагат с локален дигитален архив на договорите за наем
Заключение
Споделеното от професионалистите в Студентски столове и общежития е поредното доказателство, че DocuWare е подходяща за всички организации, които се стремят към оптимизация на времето и ресурсите си. Нашите специалисти ще ви помогнат да намерите най-точното решение за вашата компания, като направят aнализ на работните процеси и идентифицират основните фактори, които пречат на ефективната ви работа.
