DocuWare и процеса на дигитализация в Монди Стамболийски
Благодарение на внедряването на системата за дигитално управление на документи DocuWare, Монди Стамболийски променя начина, по който управлява своята документация, създава и използва електронен дигитален архив с редица предимства, сред които гъвкавост и бързина при работа с документи, установен контрол с различни нива на достъп, известяване и стриктно проследяване на срокове.
Кои са Монди Стамболийски
Mondi Group е световен лидер в производството на опаковки и хартия с около 26 000 служители в над 30 страни. През 2006 Mondi Group придобива създадения през 1952 завод за производство на целулоза и хартия в Стамболийски. Монди Стамболийски е част от интегриран бизнес модел – от суровината до крайния продукт. Предприятието е напълно интегрирано целулозно-хартиено производство. В Монди Стамболийски дигиталната трансформация се случва във всяка една област – от администрация, през производство, до поддръжка – и е част от стратегията на компанията за изграждане на своето устойчиво бъдеще.
Предизвикателства при управлението на документи преди въвеждането на DocuWare
Желанието за постоянно подобрение на процесите налага преминаване от традиционния начин за управление на хартиени документи към оптимизация на работните процеси и използване на електронни носители на информация, за да се намали административното време за обработка на документацията и да се повиши ефективността на работните процеси.
Основни предизвикателства
- Голям обем на хартиените архиви
- Трудно и времеемко търсене на документи и информация в хранилищата
- Бавен процес по одобрение на хартиени документи
- Трудна проследяемост на срокове за изпълнение
Търсени решения и функционалности
През 2012/ 2013, след задълбочен анализ на работните и административни процеси, компанията взима решение за промяна в начина на управлението на документооборота, чрез въвеждане на специализирано софтуерно решение.
Сред най-важните функционалности, от които се нуждаят, са:
- Двуезичен и уеб базиран интерфейс
- Електронно подписване на документи
- Възможност за търсене по текст в документ
- Възможност за внедряване на работни потоци
Въвеждане на DocuWare в Монди Стамболийски
“Избрахме DocuWare, защото системата предлага лек и удобен, лесен за използване двуезичен интерфейс. Също така, тя ни даде възможност да използваме електронен подпис, да внедряваме различни бази данни (MySql, MS SQL, Oracle) и работни потоци”, споделя Елена Костадинова, Database Administrator в Монти Стамболийски.
“Започнахме да използваме DocuWare през 2013 и само за 30 дни дигитализирахме процесите по съхранение на входяща и изходяща поща, и вътрешни документи. Създадохме цифров архив на счетоводни и други документи, които са с дълъг срок на съхранение. Използваме възможностите на системата и в процесите по управление на качеството (ISO 9001, ISO 50001, ISO 14001, ISO 31001, ISO 27001). Вярваме, че сме направили правилния избор. В това се убеждаваме с всяка изминала година.”
Резултати от въвеждането на DocuWare в Монди Стамболийски
Внедряването на системата подобрява ефективността и прозрачността на редица административни процеси и улеснява управлението на документооборота в Монди Стамболийски.
В резултат от работата с DocuWare компанията си осигурява:
- Бързо търсене и намиране на необходимите документи и информация
- Диференциран достъп до информацията по потребители
- Бързо внедряване на нови бизнес процеси
- Повишаване на сигурността на документооборота
Заключение
Успешното имплементиране на DocuWare променя начина на управление на документите в Монди Стамболийски.
Това е поредното доказателство, че DocuWare е подходяща за всякакви компании, независимо от тяхната големина, брой служители и предмет на дейност. DocuWare помага на хиляди малки и средни компании по цял свят, давайки им възможност да останат конкурентоспособни и в крак с най-важните технологични иновации.
