DocuWare и процеса на дигитализация в Монди Стамболийски
Благодарение на внедряването на системата за дигитално управление на документи DocuWare, Монди Стамболийски променя начина, по който управлява своята документация, създава и използва електронен дигитален архив с редица предимства, сред които гъвкавост и бързина при работа с документи, установен контрол с различни нива на достъп, известяване и стриктно проследяване на срокове.
![storage/Images/Mondi-mobile.webp](https://docuware.nemetschek.bg/storage/Images/Mondi-mobile.webp)
![storage/Images/Mondi-mobile.webp](https://docuware.nemetschek.bg/storage/Images/Mondi-mobile.webp)
Кои са Монди Стамболийски
Mondi Group е световен лидер в производството на опаковки и хартия с около 26 000 служители в над 30 страни. През 2006 Mondi Group придобива създадения през 1952 завод за производство на целулоза и хартия в Стамболийски. Монди Стамболийски е част от интегриран бизнес модел – от суровината до крайния продукт. Предприятието е напълно интегрирано целулозно-хартиено производство. В Монди Стамболийски дигиталната трансформация се случва във всяка една област – от администрация, през производство, до поддръжка – и е част от стратегията на компанията за изграждане на своето устойчиво бъдеще.
![Illustration](https://docuware.nemetschek.bg/images/Icon-hora.webp)
Предизвикателства при управлението на документи преди въвеждането на DocuWare
Желанието за постоянно подобрение на процесите налага преминаване от традиционния начин за управление на хартиени документи към оптимизация на работните процеси и използване на електронни носители на информация, за да се намали административното време за обработка на документацията и да се повиши ефективността на работните процеси.
Основни предизвикателства
- Голям обем на хартиените архиви
- Трудно и времеемко търсене на документи и информация в хранилищата
- Бавен процес по одобрение на хартиени документи
- Трудна проследяемост на срокове за изпълнение
Търсени решения и функционалности
През 2012/ 2013, след задълбочен анализ на работните и административни процеси, компанията взима решение за промяна в начина на управлението на документооборота, чрез въвеждане на специализирано софтуерно решение.
Сред най-важните функционалности, от които се нуждаят, са:
- Двуезичен и уеб базиран интерфейс
- Електронно подписване на документи
- Възможност за търсене по текст в документ
- Възможност за внедряване на работни потоци
![Illustration](https://docuware.nemetschek.bg/images/funkcionalnosti.webp)
Въвеждане на DocuWare в Монди Стамболийски
“Избрахме DocuWare, защото системата предлага лек и удобен, лесен за използване двуезичен интерфейс. Също така, тя ни даде възможност да използваме електронен подпис, да внедряваме различни бази данни (MySql, MS SQL, Oracle) и работни потоци”, споделя Елена Костадинова, Database Administrator в Монти Стамболийски.
“Започнахме да използваме DocuWare през 2013 и само за 30 дни дигитализирахме процесите по съхранение на входяща и изходяща поща, и вътрешни документи. Създадохме цифров архив на счетоводни и други документи, които са с дълъг срок на съхранение. Използваме възможностите на системата и в процесите по управление на качеството (ISO 9001, ISO 50001, ISO 14001, ISO 31001, ISO 27001). Вярваме, че сме направили правилния избор. В това се убеждаваме с всяка изминала година.”
Резултати от въвеждането на DocuWare в Монди Стамболийски
Внедряването на системата подобрява ефективността и прозрачността на редица административни процеси и улеснява управлението на документооборота в Монди Стамболийски.
В резултат от работата с DocuWare компанията си осигурява:
- Бързо търсене и намиране на необходимите документи и информация
- Диференциран достъп до информацията по потребители
- Бързо внедряване на нови бизнес процеси
- Повишаване на сигурността на документооборота
Заключение
Успешното имплементиране на DocuWare променя начина на управление на документите в Монди Стамболийски.
Това е поредното доказателство, че DocuWare е подходяща за всякакви компании, независимо от тяхната големина, брой служители и предмет на дейност. DocuWare помага на хиляди малки и средни компании по цял свят, давайки им възможност да останат конкурентоспособни и в крак с най-важните технологични иновации.