Дигитализиране на документацията в Община Варна
Благодарение на внедряването на системата за управление на документи DocuWare, професионалистите от Дирекция „Канцелария на общински съвет“ на Община Варна спестяват време и разходи, получават лесен достъп до своята документация и изключително улесняват своите работни процеси. Така днес те действат по-ефективно, като при това се придържат към най-съвременните стандарти за сигурност на документацията.
Кои са основните дейности на Дирекция „Канцелария на общински съвет“ на Община Варна
Дирекцията има 18 служители, а Общинският съвет на Община Варна е съставен от 51 общински съветници. Основно задължение на Дирекцията е обезпечаването на работата на Съвета, като това включва обработка и разпределение на постъпващи документи, съставяне на дневен ред за заседания със съпровождащи към него материали, съставяне и съхранение на протоколи, приложения, електронни гласувания и други документи, нормативно определени като задължителни към всяко едно от заседанията.
Проблемни звена преди въвеждането на DocuWare
До момента на внедряването на DocuWare, Дирекцията разполага с документална система, чиито функции не отговарят на ежедневните работни нужди, не съвпадат с процедурите по движение на документи и не дават решение на казуси, намиращи се извън стандартния процес. Служителите използват набор от подходи за съхранение на документи, ползвайки софтуерни разработки, между които липсва оперативна съвместимост. Дирекцията трудно се справя с дублирането на документи в електронен формат, откриването на вече съхранени файлове и управлението на достъпа до тях.
Сред основните проблемни звена са:
- Липса на връзка между документите
- Трудно търсене в документацията
- Поддържане на десетки файлове във Excel
- Разпръснати по локални компютри файлове
- Дублиране на информация от други системи
Търсени решения и функционалности
Работата с документи в Дирекцията е свързана с повтарящи се еднотипни действия и изразходване на огромно количество хартия. Често един и същи документ се появява в няколко регистъра, което допълнително затруднява проследяването на автентичността и актуалността му. За да бъде оптимизирана работата и да бъдат отстранени повтарящи се грешки, екипът на Дирекцията започва да търси съвременна система за управление на документацията.
Основните функционалности, към които се стремят тогава, са:
- търсене в съдържателната част на документите
- лесно проследяване на статуса (на какъв етап от бизнес процеса е всеки документ, кой и кога го е съгласувал)
- верификация и гаранция за автентичност
Въвеждане на DocuWare
С DocuWare имаме цялата необходима информация за документа – накъде е насочен, чия отговорност е, какво време е било необходимо да се придвижи от една фаза към друга", споделя Галя Георгиева от Дирекция „Канцелария на Общински съвет“.
"Сега имаме пълното досие на всеки постъпил лист хартия – нещо, което е изключително важно предвид законотворческия процес, който извършва Общинският съвет. Бих добавила и още една специфика – в работата ни често се налага да „съживяваме“ документи, които са постъпили преди дълъг период от време (една, две или повече години). Преди да използваме DocuWare, това ни налагаше да преглеждаме десетки папки от архив, за да получим необходимата информация какво се е случило с документа и какви действия са предприети по него."
Резултати
След кратката персонализирана настройка на системата, служителите на Дирекция „Канцелария на общински съвет“ на Община Варна бързо започват да използват пълните възможности за DocuWare. Благодарение на интуитивния интерфейс, системата помага на всеки от тях да отделя повече време за смислени работни задачи, вместо да повтаря еднотипни рутинни задачи по разпечатване, класифициране и търсене на информация в огромен хартиен архив. Също така, те понижават разходите за материални ресурси чрез ограничаване на хартиения оборот, получават лесен и бърз достъп до конкретни атрибути на документите, ползват подробна индексация по статус и значително подобряват сигурността на документацията.
Основни подобрения от въвеждането на DocuWare
- Повишават ефективността си
- Ускоряват вземането на административни решения
- Ограничават грешките в документооборота
- Достъпват документите навсякъде и по всяко време чрез уеб или мобилното приложение
Заключение
Споделеното от професионалистите в Дирекция „Канцелария на общински съвет“ на Община Варна е поредното доказателство, че DocuWare е подходяща за всички организации, които се стремят към оптимизация на времето и ресурсите си. Нашите специалисти ще ви помогнат да намерите най-точното решение за вашата компания, като направят aнализ на работните процеси и идентифицират основните фактори, които пречат на ефективната ви работа.
