Какво е най-важно за перфектната работа на вашата компания? Най-често отговорът е свързан с ефективността на работните процеси, тяхното удобство и безпроблемната им интеграция във всеки един екип на организацията.
А все по-важно за тази ефективност е правилното управление на огромната фирмена документация, лесната обработка на различни видове договори и фактури, лесната интеграция с различни системи и абсолютната сигурност на ежедневните операции с ключова информация. В тази статия ще разгледаме ключовите фактори при избора на система за управление на документи (DMS), която да отговори на вашите нужди.
Интуитивен интерфейс – основа за успех
Често компаниите се фокусират върху функционалностите, но удобството и интуитивността на софтуера са решаващи. Ако системата е твърде сложна, екипът ви няма да я използва ефективно. Или пък ще прибегне към нея с неудоволствие и това ще спъва работните процеси, които всъщност трябва да оптимизира.
Затова е важно:
- Да е интуитивна за всички – от счетоводители до инженери.
- Да осигурите на вашия екип добро обучение – то ускорява адаптацията и реализацията на ползите.
Сигурност и защита на информацията
Киберзаплахите и кражбата на важни за компанията данни са реални рискове. Една добра DMS трябва да предлага:
- Строги права за достъп (по роли и отдели).
- Единна идентификация (SSO) + двуфакторна автентикация.
- Криптирана комуникация (HTTPS).
- Автоматични резервни копия в множество центрове.
- Сертификати за сигурност (SOC2, GDPR, HIPAA).
Съответствие със законови регулации
Ръчното управление на документи е неефективно и рисковано. Едно добра система за управление на документи трябва да:
- Автоматизира запазването и изтриването, в съответствие с местните законови изисквания.
- Контролира достъпа до чувствителни данни.
Мащабируемост и интеграции
Системата за управление на документи трябва лесно да се адаптира към разрастването на работните екипи и увеличаване на обема от обработвана информация:
- Добавянето на нови потребители трябва да е лесно.
- Cloud решенията предлагат гъвкавост и ресурси при нужда.
В тази връзка, всяка професионална DMS трябва да гарантира лесна и безпроблемна свързаност с други системи:
- Интеграция с ERP, HR, CRM, Microsoft Teams, Outlook.
- Възможност за API и iPaaS за автоматични работни процеси.
Достъп отвсякъде: мобилност и отделечени екипи
Мобилните приложения дават възможност за бърз достъп и одобрения – отвсякъде и по всяко време. Това става, благодарение на:
- Синхронизация с Teams и имейл известия.
- Максимално намаляване на излишната комуникация по имейл.
AI и автоматизация на обработката на документи
Интелигентна обработка (IDP) използва:
- Машинно обучение за анализ на неструктурирани данни.
- Автоматично извличане на текст, цифри, подписи.
- Интеграция със съществуващи системи.
Предимствата са множество, като сред тях се открояват:
- Намаляване на грешките и разходите.
- Ускорени процеси.
- По-голямо съответствие със законовите регулации.
Финансови аспекти
Не обръщайте внимание единствено на първоначалната инвестиция. Имайте предвид и:
- Разходи за обучение, поддръжка, хардуер.
- Предимствата на Cloud (автоматични ъпдейти, сигурност).
- Отличната възвръщаемост на инвестицията, благодарение на оптимизиране на работните процеси и намчаляване на допусканите грешки.
Прегърнете промяната
Инвестирайте в система, която расте заедно с вас и нуждите на вашата организация.
Присъединете се към хиляди клиенти на DocuWare, които вече управляват ефективно и сигурно цялата си документация. Използвайте удобни, дигитализирани работни процеси, вместо тромави, базирани на хартия практики.
За да научите повече, заявете персонализирана демонстрация
