Намаляването на грешките до възможния минимум е основна цел, особено когато става въпрос за финансовите и административни отдели в компании и институции. Благодарение на специализираните софтуерни системи за управление на документооборот, постигането на тази цел днес е по-лесно от всякога.
Ето как да обработвате фактури бързо и безпроблемно, да пестите време и да не допускате нито една грешка повече.
Автоматизирайте въвеждането на данни
Загубата на време, влагането на излишно много усилия и натоварването на служителите с монотонни и повтаряеми задачи са пряко свързани с ръчното въвеждане на данни, прекомерното използване на разпечатани хартиени документи и допускането на множество грешки. Всичко това намалява не само ефективността на работата на отдела, но и мотивацията на всички служители в него.
В случая, решението е просто – забравете за ръчното въвеждане на данни.
Интегрирането на вашия счетоводен софтуер или ERP със система за управление на документи елиминира нуждата от ръчно въвеждане и дублирането на усилия, което се получава, когато данните трябва да се въвеждат в повече от една система.
Дефинирайте работните процеси
Някои работни процеси са изградени не според най-добрите бизнес практики, а според лични предпочитания и други обстоятелства. Това означава не само, че имат съмнителна стойност, но и че са свързани със знанията само на няколко, а понякога – само на един определен служител. Ако някой от тях напусне компанията, отнася със себе си и своя опит.
Когато обаче настроите процесите и работните потоци на дигиталните фактури в система за управление на документи, официалният процес се следва автоматично. Стъпките на процеса се определят в съответствие с вашите бизнес правила и се вграждат в работните потоци.
Ускорете обработването
Бавната обработка на фактури може да доведе до допълнителни такси, задържане на кредити, спиране на доставки, както и пропускане на отстъпките за ранно плащане. Софтуерните системи за управление на документи значително съкращават времето между получаването, одобряването и плащането на дадена фактура. Те автоматично следят сроковете за плащане, изпращат напомняния, насочват фактурите към зададените предварително като одобрители.
Следете всеки детайл от паричния поток
Ако не знаете кога са дължими фактурите, е трудно да предвидите паричния поток. Но когато използвате централизиран електронен архив на всички документи и разчитате на автоматична обработка на фактури, можете лесно да следите всички показатели като разходи, просрочени фактури и оперативен паричен поток.
Тези данни ще ви помогнат да планирате правилно бъдите ви бизнес дейности, да следите всички промени или колебания, които да използвате за вземане на навременни решения.
Преминавайте безпроблемно одити
Подготовката за одит може да означава месеци подготовка и огромен стрес за вашия екип. А всичко това е ненужно.
Благодарение на възможностите на електронните системи за управление на документи, можете бързо да споделяте всеки от необходимите файлове с одиторите. Нещо повече – удобното търсене по различни показатели гарантира, че никога няма да изгубите или погрешно да подадете фактури или придружаващи документи. Незабавният достъп ви подготвя да отговорите на всички въпроси, които одиторите задават.
DocuWare е водеща софтуерна система за сигурно архивиране на документи, което отговаря на всички европейски и международни стандарти.
Свържете се с нашите експерти, за да научите как DocuWare може да помогне за бързото и ефективно обработване на фактурите и във вашата организация.
