Ако ви се налага да обработвате повече договори от всякога, това не е учудващо. Можем да ви поздравим, че имате все по-многобройни клиенти и партньори, но причините са и други. Те включват сериозното увеличение на броя на регулаторните изисквания, както и усложнените от глобализацията бизнес процеси. Във всеки случай – броят на договорите, които ще се налага да управлявате, със сигурност ще се увеличава в близките години, а отговорността по спазване на срокове и изисквания ще бъде все по-сериозна.
Казано накратко – нуждаете се от възможно най-сигурна софтуерна система, с която да си осигурите пълен контрол над договорите.
Време е да спрете да разчитате на вашата памет, на напомняния в календара или на проверката на Excel таблици, за да разберете за кога е планирано автоматично подновяване на един договор, или кога изтича друг. Управлението на хартиени договори е времеемко и стресиращо. Нещо повече – договорите са твърде важни, за да бъдат съхранявани на хартия, защото така лесно могат да бъдат изгубени или класирани грешно. Препращането на договорите през различни отдели и офиси за физически подписи пък винаги крие допълнителен риск за човешка грешка. Изпращането на договори по имейл е по-добро решение, но може да не спести време, освен ако не използвате софтуер, който е интегриран с Outlook.
Как да подобрите и оптимизирате всички тези всекидневни дейности? Отговорът е наистина лесен – чрез внедряване на софтуерна система за управление на документи. Така ще автоматизирате процесите по управление на договорите, така че всички замесени да могат да проследят прогреса – от първите редакции по него до подписването му. Освен това, системата ще ви помогне да отстраните всички ненужни стъпки, като по този начин ще спестите множество време и усилия.
Продължете да четете, за да разберете как доказано ефективната система за управление на документи и бизнес процеси DocuWare може да помогне и на вашата компания да повиши значително своята ефективност при управление и обработване на договори.
Индексиране на договорите на служителите
След внедряването на DocuWare, всички документи за човешки ресурси – от подписаните трудови договори до записите за банковите сметки, биват сканирани и информацията в тях автоматично се индексира.
Това става благодарение на Intelligent Indexing, коeто използва AI и машинно самообучение, за да запомни всеки документ, както и предпочитаното от вас индексиране. Така всяко следващо индексиране увеличава скоростта, точността и надеждността на операцията.
Интегриране на електронни подписи в договорите
Управлението на трудови договори е централен процес за немалко компании, особено когато броят на служителите е голям. Или когато те работят в различни градове и дори различни държави.
Но ето как процесът по подписване на трудов договор може да бъде улеснен, благодарение на DocuWare. Всичко започва със създаването на трудов договор в системата. Той съдържа поле за статус, което показва, че договорът е готов за подписване, а имейл адресът и телефонният номер на новия служител се съхраняват за двуфакторна автентикация. След това документът се трансферира към провайдъра Validated ID, с когото DocuWare е интегриран, а служителят получава имейл с линк към договора, който да подпише. Подписът се верифицира чрез текстово съобщение, съдържащо код за потвърждение. Подписаният договор се архивира автоматично в DocuWare.
Подобен процес, включващ електронен подпис, се използва и за други договори, например споразумения за прекратяване на трудови отношения и уведомления за назначаване.
Лесно организиране, съхранение и откриване на договорите
Софтуерната система за управление на документи DocuWare дава възможността за съхранение на договори в изключително сигурен и изцяло дигитален архив. Той е напълно стандартизиран, така че винаги можете да намерите нужната информация. Информацията е на разположение на всеки член на екипа, който има разрешение за достъп. Освен това може да бъде достъпвана дистанционно и от различни устройства – отвсякъде и по всяко време.
Автоматизирано придвижване и одобряване на договорите
Всеки мениджър или тийм лидер може да стартира стандартизиран процес по одобрение на договор. След мениджъра, договорът бива прехвърлен към финансовия отдел за одобрение. След него, договорът може автоматично да бъде изпратен на юридическия екип за преглед. След това одобрение, той се изпраща на заинтересованите страни, които използват сигурен електронен подпис за подписването му, като финализираният договор се изпраща обратно на компанията. Копие на оригиналния документ се съхранява в централизирания дигитален архив на DocuWare.
Контрол върху всички версии на договорите
Без пълен контрол върху тях е невъзможно да сте сигурни, че работите с най-актуалната версия на договора. Това може да е особено обезпокоително, когато компанията ви използва шаблони за договори. В тази ситуация не е необичайно някой да изпрати договор, използвайки остарял шаблон. Липсата на автоматизация може дори да доведе до внедряване на стари версии в етапа на одобрение.
Някои договори трябва да бъдат управлявани непрекъснато през целия им живот. Този вид споразумение вероятно ще претърпи много промени с течение на времето. Чрез използване на софтуерна система за управлението на документи като DocuWare, вашата компания може да намали времето, което се изразходва за изготвяне/преглед на договорите и да отделя повече време за дейности, които добавят стойност.
Свържете се с нашите експерти, за да научите как DocuWare може да помогне за бързото и ефективно обработване на договорите и във вашата организация.
