Нашият B2B Sales Expert Светлана Стоянова разказва как уеб формите на DocuWare помагат на водещи български организации да оптимизират работата с бланки, поръчки, молби за отпуск, заявки за аванс и отчитане на командировъчни. Разберете как и вие можете да се възползвате от изключително удобните функции на софтуерната система, за да се предпазите от грешки, да автоматизирате важни работни процеси и да повишите цялостната ефективност на бизнеса си.
С какво са най-полезни уеб формите на DocuWare
На практика всички видове хартиени бланки и типови документи могат бързо и лесно да бъдат заменени с уеб форми.
В DocuWare Forms могат да бъдат добавяни и редактирани всякакъв брой полета и менюта, като така лесно биват репликирани различни видове съществуващи документи. Нещо повече – след като получим изискванията на клиента, ние често оптимизираме типовите документи, като добавяме нови функционални полета. Така със създаването на уеб форми, ние улесняваме максимално както служителите, така и Административния и Финансовия отдели.
Често добавяме предефинирани списъци, от които служителят бързо може да избере името си, а оттам автоматично да бъде попълнена информация като Отдел, Пряк ръководител и т.н. Когато пък се подава заявка за разход или служебен аванс, няма нужда ръчно да бъде въвеждано основание за това искане. Лесно може да бъде избрано основание от падащо меню, което прави попълването много по-бързо, а и значително по-точно и сигурно. При изпращане на информацията започва автоматичен процес по одобрение. Всичко става без разходки между кабинетите, без значение колко души трябва да одобрят един документ.
В обобщение, DocuWare Forms:
- Спестява време за попълване
- Спестява купчини хартия
- Автоматизира на процеса по одобрение
Въвеждане на уеб форми в Топливо АД
Част от дигиталната трансформация на Топливо АД бе тяхното желание да улеснят попълването на отчети от техни служители. В продължение на години, този процес е оставал непроменен – дълъг, тромав и неудобен. В началото на всяка седмица/месец служител получавал определена авансова сума, като в последния ден на седмицата/месеца отчитал колко от нея е изхарчил и връщал остатъка. Този процес е свързан както с попълване на документи за получените суми, така и с множество бележки и фактури за изхарчените средства.
Благодарение на въведената DocuWare уеб форма за заявка за служебен аванс, дадохме възможност бързо да бъдат попълвани много данни – изискуема сума, цел, дата, офис в страната. След подобно детайлно описание, много лесно се задвижва процес по одобряване на разходите и впоследствие парите могат да бъдат получени на каса. Създадохме и форма за авансов отчет, при попълването на която автоматично се отчита колко средства от полагащите се са изхарчени, а всички фактури се сканират и прикачват като файлове.
Въвеждане на уеб форми в ИЗИДА Керамика 1894
Основна цел на ръководството на ИЗИДА беше да предостави на служителите в техните заводи възможност бързо и лесно да подават информация точна информация за производствения процес. Преди въвеждането на DocuWare, тази информация е била попълвана на кочани хартия, като след попълването на всички документи, са били ръчно преписвани в Excel таблици. С други думи – всичко се е случвало много бавно и тромаво, с големи възможности за грешки.
Днес служителите в ИЗИДА са преминали през своята дигитална трансформация – работят с таблети, на които отварят нужните DocuWare форми. В тях са заредени предефинирани полета с уникалния номер на служителя, причина за възникнал проблем и допълнителен коментар. След попълването, тази бланка автоматично отива при ръководителя, като така той във всеки момент е наясно как върви производственият процес.
Въвеждане на уеб форми в Плъкси България
Професионалистите от Плъкси България искаха да подобрят начина, по който изготвят и подписват договори за социални придобивки с различни компании. Дълго време попълването на информацията, нужна за тези договори и прилежащите към тях декларации, е ставало ръчно, като впоследствие е изпращано по куриер. На годишна база по подобен начин са обработвани няколко хиляди пакетни договори.
Днес, благодарение на DocuWare, всичко става с една бърза и лесна преконфигурирана уеб форма, която за удобство е и двуезична. Така попълнената информация мигновено достига до служител на Плъкси България, който може бързо да я прегледа и одобри. Впоследствие безпроблемно се изготвят договори, които автоматично се насочват за електронно подписване.
Прегърнете промяната
Присъединете се към хиляди клиенти на DocuWare, които вече използват удобни, стандартизирани уеб форми вместо остарели хартиени документи, трудни за навигация PDF файлове и податливо на грешки ръчно въвеждане на данни.
За да научите повече, заявете персонализирана демонстрация
