В днешно време никоя компания няма извинение за това да не се придържа към доказаните практики за управление на договори, които намаляват разходите и предпазват от ненужни рискове.
Казано по друг начин, ако все още се доверявате на извършвани на ръка процеси, зависими сте от електронната поща и таблици в Excel, време е за промяна. Промяна, която ще доведе до чувствително подобрение на продуктивността, но едновременно с това ще оптимизира разходите на вашата компания/организация. Звучи прекрасно, но още по-прекрасното е, че е абсолютна истина. Дигиталното управление на договори е доказано работещ инструмент за наложителната еволюция на вашия бизнес.
Според тазгодишно проучване на World Commerce and Contracting, водеща търговска организация с над 70 000 членове по целия свят:
- 84% от компаниите обмислят опростяване на договорите и свързаните с тях процедури
- 65% се фокусират върху подобрена комуникация със своите клиенти и партньори
- 81% имат планове за автоматизиране на всички процеси, свързани с договорите
Изводът е ясен: сега е правилният момент да се освободите от ограниченията на извършваните на ръка дейности, да оптимизирате финансовата и оперативната си ефективност. И по този начин да гарантирате развитието на вашата компания, както и нейния прогрес в новите бизнес условия. Благодарение на дигиталното управление на договори, ще имате пълна прозрачност във всички фази от “живота” на договорите и няма да пропуснете нито една ключова дата, свързана с тях.
Автоматизирането на управлението на договори гарантира, че вашият екип спазва всички международни стандарти чрез персонализирани права за достъп, електронни подписи и централизиран дигитален архив.
Защо дигитализацията е крайъгълен камък на новата ви стратегия за управление на договори
Когато компанията ви се разраства, вашият екип неминуемо работи с договори с различни доставчици, партньори и клиенти. Без дигитализация, това може да доведе до обърквания, грешки и забавяния, тъй като договорите са разпръснати из множество системи и места за съхранение, което затруднява вашия контрол върху процесите и качеството.
Автоматизацията, по-лесното търсене и сигурното съхранение на документи, които ви осигурява дигиталното управление на договори, ви помагат да се справите с всяко предизвикателство, както и с много други, които изникват с напредването на годините и развитието на технологиите.
Софтуерните системи за управление на документи подобряват и опростяват всеки етап от работа с договори. Освен това, след въвеждане на подобна система, няма да имате проблеми с проследяването на ключови показатели като срокове за подновяване и разходи. Това, от своят страна, ще ви позволи да правите информирани решения и да намалявате до възможния минимум риска.
С дигиталното управление на договори можете да:
Достигнете по-бързо от създаването през одобрението до подписването на всеки договор, като:
- Използвате шаблони на договори, за да ускорите и стандартизирате създаването им, гарантирайки последователност, яснота и недопускане на грешки
- Автоматизирате известията за наближаване на срока за подновяване
- Използвате квалифициран електронен подпис, който е особено полезен, ако договорът вече е в цифров формат
- Гарантирате, че оторизирани потребители могат да достъпват и обработват договори навсякъде, по всяко време и на всякакви устройства
Създаване на запис на всички промени по договора, като:
- Лесно проследявате кой и кога е нанасял промени
- Лесно достъпвате всички версии на договора
- Гарантирате, че подписаните договори са защитени и не могат да бъдат променяни впоследствие
- Съхранявате всички договори, чернови, снимки и протоколи в сигурен дигитален архив
- Автоматично се създават резервни дигитални копия на договора
- Предпазвате поверителна информация като финансови данни и интелектуална собственост от неоторизирано използване
Най-хубавото е, че водещата система за управление на договори и документи DocuWare предлага всички тези възможност и е подходяща за малки, средни и големи компании и организации. Свържете се нашите експерти, за да обсъдите кой вариант отговаря най-добре на вашите нужди.
