Дигитализиране на документацията в Б Браун България
Благодарение на внедряването на системата за дигитално управление на документи DocuWare, Б Браун България успява да дигитализира своята документация и да я управлява по-ефективно. Така компанията се придържа към най-съвременните стандарти за качество и успява да оптимизира работата на множество свои служители.
Кои са Б Браун България
B. Braun е световен лидер в изработването на медицински и фармацевтични стоки. Компанията е основана през 1839 в немския град Мелзунген и понастоящем има производствени центрове в повече от 60 страни, както и 63 000 служители в цял свят.
Б Браун България е учредена в началото на 2007, като основна цел на компанията е да бъде предпочитаният партньор в здравния сектор за пациенти, клиенти и служители. Понастоящем в нея работят около 70 професионалисти от различни медицински области.
Понастоящем Б Браун България предлага продукти и решения в сферата на кардиоторакалната, спиналната, абдоминалната хирургия и неврохирургията; лечение на диабет, екстракорпорално кръвно лечение, интервенционална съдова терапия и други.
Проблемни звена преди въвеждането на DocuWare
Повече от десетилетие служителите в отдели Администрация, Тръжни процедури, Compliance и Quality Management разчитат изцяло на хартиени носители, класирани в папки, тетрадки и т.н. Работата с разпечатани договори, фактури, заповеди и кореспонденция води до натрупването на огромен, хаотичен и труден за търсене архив. Работните процеси, свързани с него, са тромави, времеемки и оставящи възможности за допускане на множество грешки.
Сред основните проблемни звена са:
-
Бавно одобрение на хартиените документи
-
Трудно класиране и систематизиране на документите в папки
-
Често допускане на грешки при номерирането на командировъчни и поща
-
Трудно осъществяване на точни справки
Търсени решения и функционалности
През 2018 ръководството на Б Браун България решава да сложи край на работата с папки и разпечатани листа, и започва търсенето на софтуерно решение, което да улесни значително управлението на документация и бизнес информация в компанията.
Сред най-важните функционалности, които търсят тогава, са:
-
Бързо и лесно одобрение на документи
-
Бързи и лесни справки
-
Мобилна версия на решението
Въвеждане на DocuWare в Б Браун България
„Спряхме се на DocuWare, защото продуктът напълно покриваше изискванията ни, освен това цената на услугата е конкурентна“, обяснява Искрена Йорданова, Pricing Specialist в Б Браун България.
„Започнахме да използваме системата в края на 2018. Преходът към работа с DocuWare беше много плавен и лесен. Запознахме екипа на Немечек България с нашите работни процеси и се радвам да кажа, че те бяха изключително отзивчиви във всичко. Настроиха системата спрямо изискванията ни, а ние обучихме колегите и те бързо влязоха в ритъм“, допълва тя.
Избрахме DocuWare, защото системана напълно отговаря на нашите изисквания. На пазара има и други подобни софтуерни решения, но те предлагат функционалности, които не са за нас. Те са пригодени за огромни предприятия със структура, която при нас не съществува. Освен това, цената им е убийствено висока“, обяснява Пламен Младенов, Managing Partner в Promex Group.
DocuWare бива използван за управление на следните документи и процеси в компанията:
-
Входяща и изходяща кореспонденция
-
Заповеди за командировка в страната и чужбина
-
Искане за създаване на нови клиенти
-
Одобрение на търгове
-
Спонсорства и образователни събития
-
Прехвърляне на стоки от ОС в склад Демо
-
Искане за предоставяне на мостри и демо продукти
Резултати от въвеждането на DocuWare в Б Браун България
Благодарение на имплементирането на системата са решени всички основни проблеми в работните процеси в Б Браун България.
В резултат от работата с DocuWare:
-
Документите са правилно подредени в централизиран дигитален архив
-
Не се допускат грешки (грешни номера на документи, загуба на документи и др.)
-
Лесно и бързо биват откривани точните документи и информация
-
Безпроблемно одитиране на фирмената информация и процеси
Заключение
Успешното имплементиране на DocuWare напълно променя и значително подобрява работата в няколко от големите отдели на Б Браун България.
Професионалистите в тях управляват документите по-лесно, откриват нужната информация по-бързо и са готови за всички фирмени одити.
Това е поредното доказателство, че DocuWare е подходяща за всички компании, които се стремят към оптимизация на времето и ресурсите си. Нашите специалисти ще ви помогнат да намерите най-точното решение за вашата компания, като направят aнализ на работните процеси и идентифицират основните фактори, които пречат на ефективната ви работа.
