Управлявайте договори, фактури и документи в цялата си ритейл организация
Когато десетки магазини, складове, доставчици и вътрешни отдели работят с голям обем документи, хартията и имейлите лесно се превръщат в проблемни звена. Договори чакат одобрение, фактури се обработват ръчно, а служителите губят време в търсене на документи и проверка на техния статус.
С DocuWare дигитализирате и автоматизирате тези процеси – от договори и фактури до вътрешни заявки и одобрения – с ясна проследимост на всеки документ.
Ритейл бизнесът означава голям обем документи и много участници – от централния офис и счетоводството до складове, магазини и доставчици. Когато тези процеси разчитат на хартия, имейли и различни папки, дори една проста задача може да се превърне в поредица от забавяния и проверки.
Договор, докладна или друг документ трябва да премине през няколко отдела за проверка и одобрение. Междувременно никой не знае точно къде се намира, кой трябва да го обработи или защо процесът се бави. При хартиения документооборот едно съгласуване може да отнеме дни или дори седмица.
Когато документи трябва да се движат между магазини, складове и централни отдели, физическото им прехвърляне забавя процесите. Екипите губят време в координация и комуникация, а достъпът до необходимата информация зависи от това къде физически се намира документът.
При голям брой доставчици финансовите екипи обработват и проверяват огромен обем фактури. Данните се въвеждат ръчно, а свързаните договори, доклади и одобрения трябва да бъдат открити и проверени отделно. Това отнема много време и увеличава риска от грешки.
Договори, анекси, фактури, протоколи и вътрешни документи се съхраняват на различни места и се обработват от различни екипи. Когато информацията не е централизирана, служителите прекарват време в търсене на правилния документ, актуалната му версия или свързаната с него информация.
При Фантастико например одобрението на документи, което преди е отнемало дни и седмици, вече се извършва в рамките на часове, а над 7500 документа са обработени бързо и дигитално само за година, благодарение на DocuWare.
DocuWare помага на ритейл организациите да заменят ръчната обработка с автоматизирани и проследими процеси.
Автоматизирайте процесите по съгласуване и одобрение между различните отдели и локации. Намалете времето за изчакване и елиминирайте необходимостта документите да се движат физически между служители.
Съхранявайте договори и анекси централизирано и свързвайте документите с процесите и разходите, които произтичат от тях. Получавайте навременна информация за срокове и важни дати.
Свържете входящите фактури с договори, одобрени разходи и други свързани документи. Така финансовите екипи разполагат с необходимия контекст за по-бърза проверка и одобрение.
Автоматизирайте извличането на данни и движението на документите между отделите. Екипите прекарват по-малко време в търсене, въвеждане и обработка на информация.
Съхранявайте договори, анекси и свързаната с тях документация в централизирана дигитална среда. Бързо намирайте необходимия документ и проследявайте неговия статус.
DocuWare извлича ключови данни от входящите фактури и ги насочва към съответния процес за проверка и одобрение. Така счетоводните екипи могат да намалят ръчната обработка и да ускорят движението на фактурите.
Централизирайте договори, фактури и вътрешни документи в сигурна дигитална среда. Информацията е достъпна за оторизираните потребители, когато и където им е необходима.
Задайте предварително дефинирани процеси за различни видове документи и разходи. DocuWare автоматично насочва документите към правилните хора и стъпки за одобрение.
Успешната дигитализация не започва със софтуера. Тя започва с разбирането на вашите процеси.
Като Diamond Club партньор на DocuWare, Немечек България комбинира дългогодишен опит в дигитализацията на бизнес процеси с експертиза в продажбата, консултирането, внедряването и поддръжката на DocuWare.
Нашият подход включва:
Работим с вашите екипи, за да разберем как се управляват договори, фактури и документи и къде се губят време и ресурси.
Настройваме DocuWare според конкретните ви процеси и го интегрираме с използваните от вас ERP и други бизнес системи.
Планираме внедряването според нуждите на организацията и подпомагаме екипите при преминаването към новия начин на работа.
Вижте как DocuWare може да ви помогне да управлявате договори, анекси, фактури и процеси по одобрение в една централизирана дигитална среда.
Просто попълнете контактната форма и ние ще се свържем с вас.
