Дигитализиране на документацията в Тимбарк България
Благодарение на внедряването на системата за дигитално управление на документи DocuWare, професионалистите от Тимбарк България дигитализират цялата своя документация и подобряват всички работни процеси, свързани с нейното обработване. Днес, въпреки огромния обем на документооборота, те не страдат от ненужни забавяния, нито пък допускат досадните грешки, характерни за ръчното обработване на информация. DocuWare дава възможност фирмата да се придържа към всички съвременни стандарти за качество и да гарантира на клиентите си бързина и точност.
Кои са Тимбарк България
Тимбарк България е част от Maspex Wadowice Group – една от най-големите компании за храни и напитки в Централна и Източна Европа. Основната им дейност е производство, дистрибуция и продажба на бързооборотни стоки. Водещи марки в продуктовата гама на компанията са Queen’s, Tedi, Tiger, натурална минерална вода Велинград Alcalia, Nestea, DrWitt, Ciao, La festa, Coffeeta и Ekland. Служителите на Тимбарк България са около 200.
Проблемни звена преди въвеждането на DocuWare
Преди да се доверят на системата за дигитално управление на документи DocuWare, цялата документация в Тимбарк България се съхранява на хартиени носители. Отделно, всеки служител съхранява договорите, за които отговаря, локално при себе си, въпреки че има изградена файлова структура на сървър.
Сред основните проблемни звена са
- тромава процедура по обработване на документи
- бавно генериране и изпращане на фактури
- трудно и времеемко търсене на документи и фактури
- забавяне и пропускане на плащания
Търсени решения и функционалности
Тимбарк България си сътрудничат тясно с Maspex Wadowice Group и се ръководят от задаваните оттам насоки за организиране на работните процеси. Поради нарастване на обемите на документацията им, от полската централа ги съветват да потърсят удобна за тях система за управление.
Сред най-важните функционалности, от които се нуждаят, са:
- автоматизирано въвеждане на данни
- оптимизирано обработване на документи
- възможност за настройване на процеси
- достъпност отвсякъде и по всяко време
Въвеждане на DocuWare в Тимбарк България
"За нас беше особено важно партньорството между Немечек България и Бонев Софт – компанията, която е доставчик на нашия счетоводен продукт Ажур. Двете компании ни представиха готово интегрирано решение", споделя Тодор Семов, системен администратор в Тимбарк България.
"Открихме, че DocuWare е лесна за работа и е доста адаптивна. Обучението на колегите отне по-малко от ден, като впоследствие единствено оптимизирахме някои процеси. Само за първите 6 месеца с помощта на DocuWare обработихме през над 4000 документа."
Резултати от въвеждането на DocuWare
Внедряването на системата подобрява ефективността и прозрачността на редица административни процеси и улеснява управлението на документооборота в Тимбарк България.
В резултат от работата с DocuWare компанията си осигурява:
- драстично намаляване на хартиените документи
- нулеви загуби на документи
- автоматично индексиране на информация по ключови полета от фактурите
- бързо одобрение на фактури
- безпроблемна интеграция със счетоводния софтуер
- лесното търсене и намиране на документи
- достъп отвсякъде, по всяко време, на всякакви устройство
Заключение
Успешното имплементиране на DocuWare значително подобрява работните процеси по управление на документите в Тимбарк България, гарантирайки им ред, сигурност и проследимост.
Това е поредното доказателство, че DocuWare е подходяща за всякакви компании, независимо от тяхната големина, брой служители и предмет на дейност. DocuWare помага на хиляди малки и средни компании по цял свят, давайки им възможност да останат конкурентоспособни и в крак с най-важните технологични иновации.
