Дигитализация в действие: „Фантастико“ и „Немечек България“ ускоряват ефективността, премахвайки хартията

Успехът в модерния ритейл бизнес се измерва в секунди. Всеки ден през супермаркетите на търговската верига преминават хиляди продукти, осъществяват се десетки доставки, обработват се огромно количество документи. За българската семейна компания „Фантастико“, основана през 1991 г., растежът е постоянна величина. Днес, с 48 супермаркета, музикалния клуб Joy Station, боулинг залите MegaXtreme, търговския център SkyCity Mall и MyChoice Catering, брандът е синоним на качество и модерна визия.

Зад добре заредените рафтове и иновативните търговски обекти стои сложен административен двигател. Когато всекидневно хиляди договори, фактури, протоколи и вътрешна кореспонденция трябва да преминат през различни дирекции („Правни въпроси, корпоративно управление и почтеност“, „Финанси, счетоводство и бизнес мониторинг“, „Секретариат“), скоростта, с която се движи хартията вече не е достатъчна.

Това е историята за това как екипът на българската семейна компания, заедно с експертите от Немечек България, превърнаха едно класическо административно предизвикателство в технологична трансформация чрез внедряването на платформата DocuWare.

fantastico.bg

Предизвикателството: Когато хартията забавя темпото

Преди 2023 г. голяма част от вътрешния документооборот във „Фантастико“ до голяма степен разчита на традиционни методи: хартия, папки и безкрайни имейл нишки. Този модел крие своите естествени предизвикателства – забавяне в процеса на съгласуване, трудна проследимост, а понякога и разпокъсаност на процесите.

„Динамиката и обемите в ритейл бизнеса са огромно предизвикателство – хиляди продукти, доставчици и съответните документи за процесите по търговия, продажби, логистика, поддръжка. Всички договори, фактури и протоколи трябва да бъдат обработени в максимално къси срокове, за да няма прекъсване в работата ни. Заради огромните обеми и кратките срокове, трябваше да намерим начин да оптимизираме движението на вътрешния документооборот.

Дигитализацията е част от общата ни визия да бъдем още по-модерна и ефективна компания.“

Красимир Александров

IT Service Desk мениджър във „Фантастико“

Изборът на решение: Стратегическите изисквания

Когато „Фантастико“ започва да разглежда алтернативи (включително и възможността за разработка на собствена система), екипът дефинира ясни критерии към бъдещото решение. Продуктът трябва да притежава дългогодишен международен опит и да отговаря на следните задължителни технологични изисквания:

Гъвкава интеграция и мащабируемост

Възможност за лесно свързване със съществуващите вътрешни системи и скалиране при бъдещ растеж на бизнеса.

Автоматизация на одобренията

Премахване на хартиеното движение чрез интелигентни дигитални работни процеси.

Централизиран архив и сигурност

Изграждане на защитено дигитално пространство с прецизно управление на правата за достъп.

Изборът пада върху DocuWare, а решаващият фактор за партньор са експертите по дигитална трансформация на Немечек България. Като дългогодишен официален дистрибутор на DocuWare и Diamond Club Partner на немските технологични лидери, компанията притежава изключителен опит и специфични познания, но и нещо уникално: „сърцето“ на системата се разработва от екип на Немечек България.

Процесът: Стратегическо партньорство в действие

Внедряването на DocuWare във „Фантастико“ не започва с писане на код, а с диалог. В критичната фаза на бизнес анализа, двете компании преосмислят работните процеси. Така заедно успяват да унифицират нивата на одобрение и процесите по съгласуване за всички дирекции. Чрез инструмента DocuWare Forms се създават типови дигитални бланки, списъци с контрагенти, обекти и видове разходи, заложени директно в системата.

„Екипът на Немечек България подходи изключително професионално при анализа и внедряването. За нас те са стратегически партньор за дигитализация на процесите, а не просто доставчик на услуга.“

Красимир Александров

IT Service Desk мениджър във „Фантастико“

Проектът е реализиран изключително бързо – за по-малко от 9 месеца са включени всички дирекции в компанията.

След въвеждането на системата времето за одобрение на документи е значително съкратено, а резултатите са показателни:

Над 7 500

успешно обработени дигитални документа в системата

Над 50 000-60 000

спестени листове хартия

Светкавичен одит

документите, необходими за вътрешни и външни проверки, се откриват много бързо и лесно в дигиталния архив.

„След дигитализацията на вътрешните документи и унифицирането на процесите,първото голямо подобрение беше прозрачността. Всички виждаме във всеки един момент докъде е стигнал даден документ и при кого се бави.“

Красимир Александров

IT Service Desk мениджър във „Фантастико“

Финансовият поглед: Интеграция и улеснение на контрола

Следващата естествена стъпка е автоматизацията на обработката на фактури, където DocuWare разгръща пълния си потенциал чрез интеграция с Active Directory (за сигурност на достъпа) и счетоводната ERP система McMaster.

Тази дълбока свързаност значително скъсява времето за трансфер на документи между съгласуващите дирекции. Процеси, които преди са били трудни за менажиране извън система – авансови отчети, командировъчни и други – сега се проследяват много по-лесно.

Интеграцията носи ключови предимства за финансовия екип.

Елиминиране на ръчното въвеждане

Прави се единствено бърза проверка на предварително попълнени индексни полета.

Автоматична обратна връзка

След автоматично подаване на фактурата и извършване на плащането в ERP системата, DocuWare получава обратно информация за статуса и сумата.

Системна обвързаност

Всеки разход се верифицира автоматично чрез връзка със съответната одобрена докладна записка или договор.

„Ако преди завършване на интеграцията се налагаше ръчно да се осчетоводява всяка една фактура, в момента се прави само бърза проверка на индексните полета в DocuWare. Това е значително по-лесно. Автоматизираме процеси, които ни беше трудно да ръководим извън система, като командировките и авансовите отчети.“

Янислав Стойчев

Главен финансов директор на „Фантастико“

Финансовият отдел отчита сериозно скъсяване на оперативното време за обработка на заявки, което дава на екипа възможност да се фокусира върху по-аналитични задачи, вместо върху рутинно въвеждане на данни.
„Всяка фактура, която подлежи на плащане, вече е обвързана системно с документ, с който е одобрен разходът, или с договор от информационния масив на DocuWare“, споделя Янислав Стойчев.

Поглед към бъдещето

За „Фантастико“ дигитализацията е непрекъснат процес към по-висока ефективност. „Проектът беше изпълнен бързо, гладко и в срок, благодарение на професионализма и партньорството между екипите ни и точно затова е един от любимите ми проекти, по които работя“, обобщава Красимир Александров.

Защо лидерите препоръчват тази комбинация?

Основни причини за избор на DocuWare

Утвърден на пазара продукт за управление на документи по електронен път.
Изключително лесен за използване през компютър или мобилно устройство.
Високо ниво на Availability (достъпност и надеждност на системата).

Основни причини да работите с Немечек България

Изключителен професионализъм в анализа и изпълнението.
Клиентски ориентирано отношение и партньорски подход.
Фино настройване на системата изцяло според нуждите на конкретния клиент.

Готови ли сте да работите по-ефективно?

Ако искате да разберете как DocuWare може да улесни работата и на вашата организация, свържете се с нашите експерти за консултация. Просто попълнете контактната форма и ние ще се свържем с вас.