Как DocuWare подобрява работата на малки компании: примерът на Promex Group
Благодарение на внедряването на системата за дигитално управление на документи DocuWare, малката счетоводна компания Promex Group успява значително да улесни и подобри начина, по който управлява своите документи. Прочетете подробно описание на важните стъпки към тази трансформация на работните процеси.
Кои са Promex Group
Promex Group работят от 1995 (до май 2019 под името Болекс) с основен предмет на дейност организиране на счетоводно отчитане и съставяне на годишни, междинни и други финансови отчети по реда на закона за счетоводството. Към днешна дата във фирмата работят 6 служители.
Проблемни звена преди въвеждането на DocuWare
Дълго време управлението на документите в Promex Group се осъществява по традиционния начин – чрез поддържане на огромен физически архив. Неудобството на този начин на работа кара компанията да търси друго решение – сканиране на всеки документ и съхранението му на фирмен компютър.
Сред основните проблемни звена са:
-
Сложна организация на документите по директории и поддиректории
-
Голям размер на файловете и недостиг на място
-
Трудно и времеемко търсене на документ
Търсени решения и функционалности
След като осъзнава, че документацията трябва да се дигитализира, но собственият им подход не работи, Promex Group започват да търсят нужната софтуерна система.
Сред най-важните функционалности, от които се нуждаят, са:
-
Удобен интерфейс
-
Бързо и лесно търсене на документи
-
Възможност за настройка на системата спрямо конкретни нужди на компанията
Въвеждане на DocuWare в Promex Group
Избрахме DocuWare, защото системана напълно отговаря на нашите изисквания. На пазара има и други подобни софтуерни решения, но те предлагат функционалности, които не са за нас. Те са пригодени за огромни предприятия със структура, която при нас не съществува. Освен това, цената им е убийствено висока“, обяснява Пламен Младенов, Managing Partner в Promex Group.
„Експертите от Немечек България ни направиха демо, за да можем да видим как се работи с продукта. Още на първата среща разбрахме, че DocuWare е точно за нас. След като вече бяхме подписали договора, направиха и второ демо за всички служители, които можеха да видят как работи системата и да зададат своите въпроси. Започнахме да използваме системата през септември 2017 и всички свикнаха много бързо с нея.“
Резултати от въвеждането на DocuWare в Promex Group
Благодарение на имплементирането на системата са постигнати всички цели, залегнали в плана на Promex Group.
В резултат от работата с DocuWare компанията си осигурява:
-
Бърз достъп до всички документи в централизиран дигитален архив
-
Бързо и точно въвеждане на огромен брой фактури в счетоводната програма
-
Дистанционна работа с клиенти – фирмата предоставя достъп до DocuWare на своите клиенти и те сами качват нужните документи
-
Скачване на документи – например закачане на фактура за стока, протоколи от митницата, такси по разтоварване и съхранение към митническа декларация
-
Персонализирана настройка на системата – създаване на специфични филтри
-
Бързо откриване на нужните документи за ревизия, насрещна проверка и други
Сред основните проблемни звена са:
-
Сложно класиране и систематизиране на документите
-
Трудно и времеемко търсене на документи
-
Трудно следене и спазване на упоменати в документите срокове
Заключение
Успешното имплементиране на DocuWare променя начина, по който професионалистите в Promex Group управляват своите документи, взаимодействат със своите клиенти и посрещат проверки на специализираните държавни органи.
Това е поредното доказателство, че DocuWare е подходяща за всички компании, които се стремят към оптимизация на времето и ресурсите си. Нашите специалисти ще ви помогнат да намерите най-точното решение за вашата компания, като направят aнализ на работните процеси и идентифицират основните фактори, които пречат на ефективната ви работа.
