Как DocuWare подобрява работата на малки компании: примерът на Promex Group
Благодарение на внедряването на системата за дигитално управление на документи DocuWare, малката счетоводна компания Promex Group успява значително да улесни и подобри начина, по който управлява своите документи. Прочетете подробно описание на важните стъпки към тази трансформация на работните процеси.
![Case study image](https://docuware.nemetschek.bg/images/promex-hero.webp)
![Case study image](https://docuware.nemetschek.bg/images/promex-hero.webp)
Кои са Promex Group
Promex Group работят от 1995 (до май 2019 под името Болекс) с основен предмет на дейност организиране на счетоводно отчитане и съставяне на годишни, междинни и други финансови отчети по реда на закона за счетоводството. Към днешна дата във фирмата работят 6 служители.
![Illustration](https://docuware.nemetschek.bg/images/Icon-hora.webp)
Проблемни звена преди въвеждането на DocuWare
Дълго време управлението на документите в Promex Group се осъществява по традиционния начин – чрез поддържане на огромен физически архив. Неудобството на този начин на работа кара компанията да търси друго решение – сканиране на всеки документ и съхранението му на фирмен компютър.
Сред основните проблемни звена са:
-
Сложна организация на документите по директории и поддиректории
-
Голям размер на файловете и недостиг на място
-
Трудно и времеемко търсене на документ
Търсени решения и функционалности
След като осъзнава, че документацията трябва да се дигитализира, но собственият им подход не работи, Promex Group започват да търсят нужната софтуерна система.
Сред най-важните функционалности, от които се нуждаят, са:
-
Удобен интерфейс
-
Бързо и лесно търсене на документи
-
Възможност за настройка на системата спрямо конкретни нужди на компанията
![Illustration](https://docuware.nemetschek.bg/images/funkcionalnosti.webp)
Въвеждане на DocuWare в Promex Group
Избрахме DocuWare, защото системана напълно отговаря на нашите изисквания. На пазара има и други подобни софтуерни решения, но те предлагат функционалности, които не са за нас. Те са пригодени за огромни предприятия със структура, която при нас не съществува. Освен това, цената им е убийствено висока“, обяснява Пламен Младенов, Managing Partner в Promex Group.
„Експертите от Немечек България ни направиха демо, за да можем да видим как се работи с продукта. Още на първата среща разбрахме, че DocuWare е точно за нас. След като вече бяхме подписали договора, направиха и второ демо за всички служители, които можеха да видят как работи системата и да зададат своите въпроси. Започнахме да използваме системата през септември 2017 и всички свикнаха много бързо с нея.“
Резултати от въвеждането на DocuWare в Promex Group
Благодарение на имплементирането на системата са постигнати всички цели, залегнали в плана на Promex Group.
В резултат от работата с DocuWare компанията си осигурява:
-
Бърз достъп до всички документи в централизиран дигитален архив
-
Бързо и точно въвеждане на огромен брой фактури в счетоводната програма
-
Дистанционна работа с клиенти – фирмата предоставя достъп до DocuWare на своите клиенти и те сами качват нужните документи
-
Скачване на документи – например закачане на фактура за стока, протоколи от митницата, такси по разтоварване и съхранение към митническа декларация
-
Персонализирана настройка на системата – създаване на специфични филтри
-
Бързо откриване на нужните документи за ревизия, насрещна проверка и други
Сред основните проблемни звена са:
-
Сложно класиране и систематизиране на документите
-
Трудно и времеемко търсене на документи
-
Трудно следене и спазване на упоменати в документите срокове
![Illustration](https://docuware.nemetschek.bg/images/rezultati.webp)
Заключение
Успешното имплементиране на DocuWare променя начина, по който професионалистите в Promex Group управляват своите документи, взаимодействат със своите клиенти и посрещат проверки на специализираните държавни органи.
Това е поредното доказателство, че DocuWare е подходяща за всички компании, които се стремят към оптимизация на времето и ресурсите си. Нашите специалисти ще ви помогнат да намерите най-точното решение за вашата компания, като направят aнализ на работните процеси и идентифицират основните фактори, които пречат на ефективната ви работа.