Независимо от големината и успешната история на една компания, тя може да стане мишена на кибератаки, след които огромни бази данни с фирмена информация и конфиденциални данни на клиенти да бъдат компрометирани. Или просто да “изтекат” в различни торент тракери.
Онова, което отличава добрите професионалисти обаче е, че се учат от грешките си и не ги допускат отново. Още по-добрите професионалисти пък се информират навреме, за да не допускат подобни грешки никога.
Какъв е важният урок в случая? Това, че сигурността на всички фирмени документи е от първостепенна важност за нормалната дейност на една компания. Сигурността не трябва да бъде подценявана и за постигането й не трябва да се пестят средства и усилия. А сигурното архивиране на документи е една от най-основните и най-добри практики в областта на сигурността.
Благодарение на съвременните софтуерни решения, можете да осигурите максимална защита на документацията, да забравите за купчините хартия и стотиците папки, да организирате и съхранявате документи, да посрещнете всички регулации и да трансформирате огромна част от своите бизнес процеси
И така, ето ги и четирите основни стълба на сигурното архивиране на документи.
Криптиране и различни нива на достъп
- Удостоверяване на автентичността: достъпът до документи трябва да бъде осъществяван единствено с уникално потребителско име и парола.
- Нива на достъп: в съответствие със своята позиция, работен екип и характер на работа, различните служители трябва да ползват различни нива на достъп до различни части от фирмената документация и данните на клиентите.
- HTTPS протокол: при трансфер на данни, винаги залагайте на HTTPS. Този протокол е криптиран и защитен с помощта на цифрови сертификати, за разлика от HTTP.
- Криптиране на данни: всички данни трябва да бъдат защитени, в съответствие с един от най-сигурните методи за криптиране на данни, използван от правителството на САЩ за защита на поверителна информация: (AES) 256-битово криптиране.
Съхранение на данни и киберигурност
- Съхранение на данни: от огромно значение е компаниите да гарантират, че данните могат да бъдат възстановени, дори ако активната система стане недостъпна.
- Киберсигурност: сигурното архивиране на документи изисква вградени функции за защита от хакери, фишинг, изтичане на данни, зловреден софтуер.
Цифров суверенитет и разделение
- Суверенитет на данните: запазването на данните в границите на мястото, където оперира бизнесът, е от решаващо значение за много компании и организации. А доставчиците на облачни услуги на свой ред трябва да гарантират, че данните и резервните копия остават в тези граници. Тези данни се управляват от законите на страната, в която са възникнали.
- Разделяне на данните: данните и документите на клиентите трябва да бъдат напълно отделени от системните данни на софтуера за архивиране на документи.
Интегритет на данните и одитиране
- Интегритет: сигурността, че даден елемент от данни и неговата стойност не са били изгубени или изменени от момента на възникването на данните, или от момента на тяхната последна разрешена промяна.
- Регистриране на промените: сигурното архивиране на документи гарантира запис на всеки достъп до документа и всяка промяна. Така се създава подробна и пълна история на документа – кога и кой е влизал, променял, отпечатал или изтрил даден документ.
- Управление на версиите: имате лесен достъп до промените в документите и винаги редактирате само най-актуалната версия на документа. Освен това, при одитиране, винаги имате достъп до оригиналната, първа версия на документа.
- Електронни подписи: сигурното архивиране е свързано с електронното подписване на документите. Посредством цифрови сертификати и софтуерни инструменти си осигурявате възможно най-сигурното подписване на документи.
DocuWare е водеща софтуерна система за сигурно архивиране на документи, което отговаря на всички европейски и международни стандарти. Благодарение на него ще осигурите максимална сигурност на фирмената информация и ще имате безпроблемен достъп до нея – навсякъде и по всяко време.
