Обратно към всички статии

Как най-лесно да интегрирате електронните подписи във вашите работни процеси

Как най-лесно да интегрирате електронните подписи във вашите работни процеси

Електронните подписи вече са нормална част от ежедневните работни процеси в милиони компании и организации по цял свят. И неслучайно! Електронните подписи не просто намаляват използването на хартия и улесняват работата ви с бизнес партньори и клиенти, но и чувствително увеличават нивото на сигурност на документите, с които работите.

Връзката между електронни подписи и системи за управление на документи

Полагането на електронни подписи е и важна част от възможностите, които ви предоставят системите за управление на документи (например водещата система DocuWare) – благодарение на тях можете да улесните и автоматизирате всеки аспект от работните процеси, свързани с договори, HR документи и фактури.

Независимо дали ще се насочите към On-Premise или Cloud базирана система, възможностите й ще гарантират, че на вашите документи може да бъде поставен подпис, издаван от компания-доставчик на квалифицирани удостоверителни услуги.

Как да осигурите на вашия бизнес максимална бързина и гъвкавост с цифрови подписи

  • Интегрирайте доставчиците на квалифицирани удостоверителни услуги безпроблемно в работните процеси. Документите се предават автоматично между системата за управление на документи и доставчика на услуги, и заинтересованите страни биват уведомявани, когато документът е готов за подписване
  • Събирайте електронните подписи за документ от всички заинтересовани страни в рамките на един работен процес
  • Изберете усъвършенствано или квалифицирано ниво на сигурност за подписа, в зависимост от изискванията в конкретния случай
  • Съхранявайте сертификатите за подпис централизирано при външния доставчик на удостоверителни услуги

 

 

Как DocuWare ще ви помогне да прилагате електронни подписи

За да подпишете документ с усъвършенстван или квалифициран подпис в рамките на един работен процес, водещата система за управление на документи DocuWare ви дава възможност да интегрирате възможностите на доставчици на квалифицирани удостоверителни услуги DocuSign и Validated ID.

Варианти за подписване с Validated ID:

  • Дистанционно подписване: Когато документ е изпратен към Validated ID в рамките на работен процес, оторизираният човек получава съобщение и освобождава подписа от смартфона си, например, чрез SMS код.
  • Биометрично подписване: Подписът се поставя на таблет. Биометрични данни като налягане и скорост на писане се записват и вграждат заедно с подписа в документа.
  • Централизирано подписване: Оторизираният човек получава сертификат от Validated ID, който потвърждава неговата или нейната идентичност. Това позволява да се идентифицира и подписва документи във Validated ID отвсякъде, по всяко време.

Варианти за подписване с DocuSign:

  • DocuSign дава възможност за подписване чрез изпращане на уведомления по имейл.
  • След уведомяване, DocuSign предлага няколко метода за удостоверяване на подписващия, включително Код за достъп (подобен на парола), SMS код, телефонно обаждане.
  • Работният процес с множество подписващи може да бъде напълно автоматизиран.
  • Тази услуга отговаря на или превишава глобалните стандарти за сигурност и съответствие, като ISO 27001, GDPR, SSAE 18 (SOC 1 и 2) и други.

Водещата система за управление на договори и документи DocuWare дава възможност както за електронно подписване на документи, така и за сигурното им придвижване и редактиране – отвсякъде, на всякакво устройство и по всяко време. Системата е подходяща за малки, средни и големи компании и организации. Свържете се с нашите експерти, за да обсъдите кой вариант отговаря най-добре на вашите нужди.