Административните дейности на HR отделите могат да бъдат тежки, скучни и трудоемки. Особено ако са принудени да работят с хиляди разпечатани на хартия документи, таблици в Excel или споделени файлове. Преходът от базирани на хартия процеси към изцяло дигитализиран начин на работа води до оптимизиране на всички важни операции в отдела – от набиране на персонал и въвеждане на работа до годишни оценки.
Докато организациите се адаптират към променящите се икономически и социални условия, дигитализирането на документацията и свързаните с нея процеси позволява на HR специалистите да се концентрират върху истински важните бизнес цели с добавена стойност за своята организация. С автоматизирани работни процеси и централизиран дигитален архив, HR екипът ви ще разполага с повече време да се фокусира върху стратегически въпроси като увеличаване на ангажираността на служителите, укрепване на фирмената култура и инвестиции в обучение и развитие.
Къде е най-важна автоматизацията
Дигитализацията значително подобрява ефективността в най-важните HR процеси, които включват набиране на персонал и въвеждане в работните процеси, екипно разпределение на персонала и други. Подобрената комуникация между HR, мениджърите и служителите е друга сфера, в която дигитализацията е от особено значение.
По-долу ще откриете кратък преглед на още някои от плюсовете от внедряването на софтуерна система за управление на документи във вашата организация, и особено във вашия отдел Човешки ресурси.
Управление на данните на служителите
Съвременните системи за управление на документи лесно могат да бъдат настроени спрямо спецификите на фирмените политики и процедури, могат да бъде ъпгрейдвани паралелно с развитието на организацията, както и да се интегрират с други софтуерни решения като системата за заплати или системата за управление на човешки ресурси.
Когато HR отделът иска да сподели важна информация, например ново ръководство за служителите, софтуерът за управление на документи улеснява разпространението и осигурява проследяване на това кой и кога го е получил и отворил. Освен това, възможностите за електронно подписване правят получаването на всички подписи от служители по-бързо и по-лесно, без нужда от разнасянето на стотици, често хиляди хартиени листа.
Наемане на персонал
Наемането на подходящ човек за отворена позиция, особено ако става дума за опитен специалист, е все по-трудно. Заплатата и допълнителните придобивки все още са от първостепенно значение за търсещите работа, но все по-важни се очертават фирмената култура, смислената работа и това дали позицията предлага възможности за лично и кариерно развитие.
Днес, когато голяма част от комуникацията с кандидати за позициите се случва онлайн, бързите отговори са от особена важност. Системата за управление на документи изпраща CV-тата на предварително дефинираното лице за първоначален преглед, а също така и уведомление за пристигането на документите. Така CV-тата могат бързо да бъдат изпратени на правилния човек от отдел Човешки ресурси. Вътрешното, изцяло дигитализирано и автоматизирано разпространение на документи гарантира, че всички, които ще се включат в интервю с кандидат за работа, имат достъп до информацията. Автоматизираният процес е последователен и повторяем, и осигурява пълна проследимост на всички стъпки по наемане.
Въвеждане на нови служители
След влагането на значително време и усилия за намиране и привличане на подходящ кандидат, някои компании откриват, че още по-сложно е въвеждането и задържането на специалисти по време не техните първи няколко месеца на позицията. Новият служител може да почувства, че компанията не го е подготвила достатъчно добре за старт на работата или че нейната култура не съвпада с неговите ценности.
Първите три месеца често определят колко бързо един професионалист ще стане активна част от целия екип и дори колко дълго ще се задържи в него. Някои нови служители, които са били интервюирани изцяло онлайн, може и да не са се срещали лично с човек от HR екипа или със своя директен ръководител преди първия им ден в офиса. Автоматизирането на приемането на работа гарантира, че новите служители ще се чувстват добре дошли и правилно подготвени за начални седмици.
За да е сигурно, че нищо не е пропуснато, можете да създадете списък със задачи за приемане на работа, включително трудов договор, споразумения за поверителност, ръководство за служителя и планове за начално обучение.
Благодарение на системата за управление на документи и бизнес процеси, можете лесно да управлявате предоставянето на оборудване на новите служители, за да получат компютри, монитори и друго оборудване, необходимо за започването на работа – и дори да имат това оборудване доставено до техните домове, вместо във вашето офисно помещение.
Водещата система за управление на договори и документи DocuWare дава възможност за оптимизиране на множество от HR процесите, които са от особено голямо значение за съвременните организации. Системата е подходяща за малки, средни и големи компании. Свържете се с нашите експерти, за да обсъдите кой вариант отговаря най-добре на вашите нужди.
