Ако вашата компания все още използва електронни таблици за проследяване на хартиени отчети за разходи и разписки, служителите във вашия счетоводен отдел губят безброй часове в сканиране и въвеждане на данни. Освен това, губите възможността да следите и контролирате разходите на служителите, за да откриете потенциални възможности за спестяване. Невъзможно е да контролирате разходите, ако нямате преглед върху това как се харчат парите и колко струва всяка категория разходи за вашата компания по отдели и индивиди.
А намаляването на излишните разходи без съмнение е сред целите на всяка съвременна компания. Автоматизацията на отчетите за разходи ще ви спести време и пари и ще предостави на вашата компания необходимата информация за изготвяне на точни бюджетни прогнози.
Проблеми при обработване на отчетите за разходи
Професионалистите в различни фирми всекидневно се сблъскват с предизвикателства в обработването на отчети. Всички те са свързани с остарели модели на работа, базирани на физически документи, попълване на заявки и бланки и сравняване на данни "на око". Добър пример е отчитането на командировките.
Процесът там включва:
- преди командировката: подаване на заявка за командировъчни от служителя, изпращана по имейл към прекия ръководител или към финансовия отдел
- по време на командировката: събиране на множество фактури, разписки и касови бележки
- след командировката: попълване на нова бланка от служителя и прилагане на всички събрани физически документи. Сравняване на броя отпуснати пари с направените разходи от специалистите в счетоводството.
Всички тези стъпки са изключително времеемки, тромави и създават предпоставки за допускане на грешки. Работата с физически документи, вместо с дигитализирани, и попълването на множество бланки костват на различни служители на компанията часове, които те могат да отделят за извършване на по-важни и доходоносни дейности.
Бизнес ползите от автоматизацията на обработката на отчети за разходи
С помощта на централизирана база данни, удобно търсене и автоматизирани работни процеси, предлагани от софтуерна система за управление на документи.
Вашите служители могат:
- Да използват приложение като PaperScan (абсолютно безплатно за iOS и Android), за да заснемат разписки от всяко място, било то вкъщи или в движение
- Да се отърват от необходимостта да съхраняват хартиени разписки
- Да намалят времето за качване на разписки, създаване на отчети за разходи и подаване за одобрение
- Да се възползват от по-бързо възстановяване на разходите
Одобряващите могат:
- Да се освободят от необходимостта да разчитат на паметта си и записки на хвърчащи листчета, тъй като автоматизираният работен процес ги уведомява, когато нови отчети за разходи са готови за преглед и напомня за месечните срокове
- По-лесно да проверят дали разходът е свързан с бизнеса
- Да одобряват разходи от всяко място, на всяко устройство и по всяко време
Финансовият и счетоводният отдел могат:
- Да намалят грешките, свързани с ръчни процеси като неправилно въвеждане на данни или изпращане на отчети без необходимата информация на одобряващия
- Да предотвратят дублирани възстановявания и да идентифицира разходи, които не са свързани с бизнеса
- По-ефективно да следят какво е одобрено и платено
- Да ограничат възможността за измами
5 характеристики, които трябва да търсите при избора на софтуер за автоматизация на отчети за разходи
Софтуерът за отчитане на разходи трябва да:
- Се интегрира с вашия счетоводен, платежен или ERP софтуер (например Ажур, Бизнес Навигатор, WorkFlow, SAP, Dynamics ERP)
- Използва автоматизация чрез имейли за улавяне и насочване на разписки
- Осигури мобилно приложение, което позволява на служителите да заснемат разписки и подават разходи от своите мобилни телефони
- Позволява на мениджърите да виждат списък с висящите си отчети за разходи в единен изглед
- Предлага мониторинг в реално време, който прилага фирмените политики и автоматично отхвърля несъответстващи отчети за разходи
Много решения за автоматизация на отчети за разходи са скъпи и трудни за използване и изискват радикална промяна в процесите на компанията. С DocuWare, вие сами контролирате промяната в работните процеси! Можете да оптимизирате процесите си при определяне на автоматизираните работни потоци или да запазите съществуващите. Когато възникнат въпроси относно отчет за разходи, Smart Connect позволява на вашия счетоводен екип да получи достъп до съпътстващата документация директно от вашия счетоводен софтуер, независимо дали това е SAGE, QuickBooks или друга система. DocuWare също така позволява обмен на данни с вашата счетоводна или ERP система. Със системата автоматизацията става лесна и интуитивна, така че всеки може бързо да усвои тънкостите й, без да отнема много време от ежедневните задачи.
Водещата система за управление на договори и документи DocuWare дава възможност за оптимизиране на множество от основните работни процеси, които са от особено голямо значение за съвременните организации. Системата е подходяща за малки, средни и големи компании. Свържете се с нашите експерти, за да обсъдите кой вариант отговаря най-добре на вашите нужди.
