Дигиталната трансформация намира приложение във всички сектори и индустрии. Новите технологии подобряват бизнес процесите и практически всеки един отдел в дадена компания може да се възползва от тях. Но този факт поражда и много въпроси. Особено за малките и средни предприятия, които разполагат с по-ограничени ресурси за дигитализация. Инвестицията в какъв софтуер ще донесе най-голяма възвръщаемост? Коя e правилната система за управление на бизнеса? Необходима ли е приоритизацията на някои отдели пред други?
За съжаление, няма един отговор, който да е приложим за всяка компания. Спецификата на бизнеса, на организацията, на процесите, разнообразието от различни софтуерни решения – всички те играят важна роля.
Правилните въпроси водят до правилните отговори
Ето някои насочващи такива:
- Имаме ли необходимост и ресурси да интегрираме софтуерни решения във всички отдели едновременно? Или е по-добре да започнем от някои водещи и да надграждаме с времето?
- Инвестицията в кой отдел ще бъде най-полезна за организацията и бизнеса като цяло?
- Какъв е бизнес моделът? B2B или B2C? Колко важен е отделът за обслужване на клиенти? А отдел Продажби?
Ползи от дигитализацията за различните отдели
Нека разгледаме няколко важни отдела, които могат да извлекат най-големи ползи от дигиталната трансформация.
Финанси и счетоводство
Много компании започват своята дигитална трансформация именно от отдел Финанси и счетоводство. Причината е проста – има огромен брой документи, които преминават ежедневно през отдела и изискват сигурно съхранение. Новите технологии позволяват бърза обработка, спазване на срокове и лесно последващо намиране на необходимата информация. Последното предимство е особено ценно в случай на одит. Допълнително, софтуерни решения като DocuWare предоставят възможност за автоматизиране на голяма част от процесите (обработка на фактури, например) и не се ограничават единствено до функции за управление на документооборот.
Администрация
Административният отдел е един от най-натоварените, когато става дума за съхранение и управление на документи. Изпълнявайки ролята на координатор между останалите отдели, както и връзка с други компании и организации, в отдел Администрация можете да видите едни от най-преките ползи от дигиталната трансформация. Някои от предимствата, които системи като DocuWare предлагат, са наличието на централен електронен архив, високата отчетност, бързите и надлежни справки, организираната и сигурно съхранена вътрешна, входяща и изходяща кореспонденция.
Продажби
Добре подредената и лесно достъпна информация ще играе все по-голяма роля в конкурентния свят на търговията и продажбите. А възможността да се съхранява цялата кореспонденция по дадена сделка (от първоначалния контакт до договора) в една система ще подпомогне изготвянето на оптимална оферта. Следователно, основното предимство от дигитализацията на този отдел е бързото и лесно намиране на цялата информация за дадена сделка – запитвания, оферти, кореспонденция в процеса по договаряне, анекси към договори, допълнителни споразумения, протоколи от консултантска дейност.
Съвременните технологии носят ползи при обработката и съхранението на различни по вид документи, свързани със служителите в една фирма – автобиографии, договори, дипломи, сертификати, медицински, пълномощни и др. Софтуерни решения като DocuWare улесняват управлението на тези документи, като ги дигитализират, централизират и организират. Дигитализацията допълнително улеснява придвижването на кандидатурите, процесите по наемане, оценките на представянето и управлението на отпуските. DocuWare покрива всички етапи от престоя на служител във фирмата – от наемане до пенсиониране.
Интеграция и единност на информацията
Важно условие за успешна дигитализация на бизнеса е възможността различните отдели да работят съвместно. Потърсете софтуерни решения, които да могат да се интегрират с други такива. По този начин ограничавате риска от образуване на силози от информация, затруднения в комуникацията и забавяне на процесите. Някои съвременни решения дават възможност за обединяване на процесите в различните отдели и тяхната автоматизация. Системи като DocuWare могат да ви дадат тази възможност, благодарение на богатите си функционалности и възможности за интеграция с други решения.
DocuWare
DocuWare е цялостно решение, което позволява съвместната работа и координация на различните отдели в компанията. Системата ще съхранява информацията в един централен архив, процесите ще се извършват електронно, а данните ще се движат свободно между различните екипи. Научете повече за ползите от DocuWare за различните отдели.
