Изборът на софтуерна система за управление на документи, чрез която да автоматизирате обработката на фактури, не е лесен. За да ви улесним, събрахме най-важната информация за дигитализирането на тези работни процеси в една кратка статия. След като я прочетете, ще разполагате с практически познания, необходими за информиран избор на правилната система за вашата организация.
Предизвикателства пред Финансовия отдел преди автоматизацията
Финансовият отдел прави значително повече от това просто да извършва плащания. Финансовите специалисти се занимават и с всички детайли по фактурите, поддържат отношения с доставчиците/клиентите и договарят условията на плащане. Те носят огромна отговорност и от тях до голяма степен зависи нормалното функциониране на всяка фирма и организация.
Точно затова е добра идея професионалистите в този отдел да не бъдат претоварвани с досадни, повтаряеми задачи като ръчно въвеждане на данни или ровене в гигантски папки с разпечатани документи. А точно това се случва, когато работните процеси в тези отдели не са дигитализирани и автоматизирани.
Недостатъци на работата с хартиени документи
- Служителите губят ненужно много време за изготвянето и впоследствие – за архивирането на хартиени фактури.
- Допълнителни, сериозни усилия биват полагани при търсенето на изгубени (или просто на погрешно архивирани) фактури и коригирането на неминуемите грешки, допускани при ръчно въвеждане на финансови данни.
- Постоянно разрастващият се хартиен архив заема огромно физическо пространство, като с времето неминуемо се налага преместването му в нови и по-големи помещения.
- Въпреки че част от фактурите пристигат по имейл, те се отпечатват и обработват като хартиени документи, което означава допълнителна работа за служителите.
- Освен закъснели плащания, бавното одобрение на фактури създава множество допълнителни проблеми.
- Закъснелите плащания пък водят до допълнителни такси и дори – до спиране на доставките/услугите.
- Липса на мобилен или дистанционен достъп до фактурите, затова те могат да бъдат преглеждани, придвижвани и одобрявани единствено в офиса.
Как да подобрите процеса по обработка на фактури
Когато обработката на фактури е напълно автоматизирана, тогава всеки етап от процеса е правилно дефиниран – от входирането на данните до финалното одобрение. Специализираните софтуерни решения се интегрират директно със счетоводната или ERP система, за да може одобрението да става в пълно съответствие с бизнес правилата във вашата компания или организация, да бъдат осигурявани автоматични проверки на въведените данни, да се следи за дублиране на фактури и да се дава възможност за бързо въвеждане на данните на нови доставчици/клиенти.
DocuWare е водеща софтуерна система за сигурно архивиране и управление на документи, която отговаря на всички европейски и международни стандарти. Ако се доверите на DocuWare, професионалистите във вашия финансов отдел ще могат да:
Индексират фактури с помощта на изкуствен интелект
DocuWare Intelligent Indexing е AI система, която автоматично извлича данни от всяка фактура. DocuWare Intelligent Indexing напълно заменя свързаното с допускане на грешки и времеемки ръчно въвеждане на данни, като разпознава и записва структурирани данни на фактури.
Архивират сигурно фактурите
Всички фактури автоматично биват запазвани в сигурен и достъпен отвсякъде и по всяко време дигитален архив. Документите биват подредени стриктно, въз основа на индексните данни.
Проследяват документите във всеки етап от придвижването им
Дигитализираните работни процеси позволяват да проследите фактурите във всеки етап от процеса по тяхното придвижване и одобрение. Допълнително се въпзползвате от автоматична проверка дали има дублиращи фактури и дали доставчикът/клиентът вече фигурира в системата. Ако не е, DocuWare стартира автоматизиран процес по въвеждане на данните. Тази вградена проверка помага за изключването на измамни фактури.
Проследяват всички работни процеси
Всеки мениджър и всички оторизирани служители могат да проследят статуса на всеки документ, както и развитието на всеки работен процес. Също така, лесно могат да бъдат конфигурирани изключения, както и различни нива на достъп.
Гарантират високо ниво на сигурност на документите
Дигиталният архив гарантира възможно най-високо ниво на сигурност за вашата фирмена документация. DocuWare автоматично генерира и резервни копия, които осигуряват възстановяването на информацията в случай на аварии и бедствия.
Основни функции на софтуерните системи за обработка на фактури
- Индексиране на цялата информация от фактури от скенер, мултифункционално устройство (MFP), имейл или drag and drop от вашия компютър.
- Проследяемост на датите за плащания и изпращайте напомняния по имейл.
- Валидиране и маркиране на фактурите въз основа на бизнес правилата, които задавате.
- Извличане на свързани документи директно от системата, без да се налага да напускате друг софтуер (например счетоводната ви система).
- Пълна прозрачност на фактурите и всички свързани с тях работни процеси.
- Безпроблемен мобилен достъп, включително възможност за одобряване на фактури от всяко устройство по всяко време.
- Отлични възможности за интеграция във вашата IT екосистема. Системата за управление на документи трябва да може да се интегрира с имейл, CRM, ERP и системи за управление на човешки ресурси.
- Възможност за бърз старт със системата, благодарение на предварително конфигурирани облачни решения.
DocuWare е водеща софтуерна система за сигурно архивиране и управление на документи, която предлага всички изброени по-горе функционалности, но и много, много други възможности.
Свържете се с нашите експерти, за да научите как DocuWare може да помогне за бързото и ефективно обработване на фактурите и във вашата организация.
