Посрещнете с бурни овации Aura! AI асистентът в новия DocuWare позволява да задавате въпроси на естествен език и да получавате отговори въз основа на информацията във вашите документи. Вместо да отделяте часове за откриване на файлове, можете бързо да извличате необходимите факти, да обобщавате съдържание и да сравнявате информация, за да вземате по-информирани решения.
Какво представлява Aura?
Aura е AI асистент, интегриран в новия DocuWare. Той помага да откривате информация в документите, до които имате достъп, без да е необходимо предварително да знаете в кой архив се намира даден файл или по какви ключови думи да го търсите.
Работата с Aura наподобява истински разговор, проведен на естествен език. Така, вместо да използвате конкретни индексни полета или да преглеждате документ след документ, можете да зададете въпрос със свои думи. Асистентът предоставя отговор на естествен език и посочва документите, върху които се основава. Така можете да проверите информацията директно в оригиналните източници.
Aura е особено полезен, когато необходимият отговор не се намира в един отделен документ, а изисква съпоставяне на информация от няколко източника.
Как Aura улеснява ежедневната работа?
По-бързо намиране на необходимата информация
Представете си, че трябва да проверите какви са условията за плащане по договор с определен доставчик. Обичайният подход е да намерите договора, да го отворите и да прегледате съответните клаузи.
С Aura можете директно да попитате: „Какви са условията за плащане по договора с този доставчик?“
Асистентът помага да откриете релевантната информация и посочва документите, от които е извлечен отговорът. Това улеснява работата с големи обеми документи и намалява времето за ръчно търсене.
Обобщаване на дълги документи
Договори, финансови справки и вътрешнофирмени документи често съдържат много информация, от която за конкретната задача е необходима само част.
Aura може да обобщава съдържанието на документи и да представя основните моменти в по-достъпен вид. Така служителите могат по-бързо да се ориентират в съществените условия, ангажименти и факти, преди да преминат към по-задълбочен преглед.
Сравняване на информация от различни документи
Понякога отговорът изисква не просто откриване на конкретна информация, а сравнение между няколко документа.
Например, можете да проверите дали условията в различни договори с доставчици се различават, да сравните определени клаузи или да установите какви специфични ангажименти са договорени с отделни клиенти.
Aura подпомага този процес, като съпоставя информацията и представя резултатите заедно с използваните източници. Това улеснява откриването на различия и потенциално важни детайли, които иначе биха останали незабелязани при ръчен преглед.
Сигурност и контрол върху достъпа до информацията
Когато използвате изкуствен интелект с фирмени документи, сигурността и контролът върху достъпа са от съществено значение.
Aura работи в средата на DocuWare и при формирането на отговорите спазва съществуващите права за достъп до документи и индексни полета. Отговорите включват и препратки към използваните източници, което позволява на потребителите да проверят информацията в оригиналните документи.
Важно е обаче правата за достъп да бъдат конфигурирани правилно. Ограниченията, наложени единствено чрез настройките на диалоговите прозорци за търсене, не осигуряват същата защита като реалните права за достъп до документите. Затова е препоръчително администраторите да прегледат съществуващите настройки, преди да активират Aura.
Какво трябва да знаете за използването на Aura?
Асистентът е част от новия DocuWare и изисква DocuWare Cloud, както и новия уеб клиент. Функционалността засега не е налична за on-premises инсталации.
Aura може да отговаря на въпроси за отделен отворен документ, за избрани документи от списък с резултати или за релевантни документи, които намира сам в достъпните за потребителя архиви. Във всеки от тези случаи можете да проверите използваните източници.
Готови ли сте да работите по-свободно?
Свържете се с нашите експерти, за да разберете как Aura може да улесни работата с документите и информацията във вашата организация.
