Когато вашата организация решава да внедри система за управление на договори (и изобщо на документи), решението дали трябва да бъде On-Premise (инсталирано на сървърите на компанията) или Cloud (изцяло достъпно в облачна среда), трябва да бъде водещо.
Функционалността на двата вида системи обикновено е много подобна. Как тогава да оцените възможно най-точно предимствата и недостатъците? Тук ще ви помогнем ние! В този пост ще откриете най-важното за двата вида инсталации, за да можете да вземете точно и добре информирано решение за вашата компания.
Какво всъщност означава “система за управление на договори”?
Системата за управление на договори/документи е комплексно софтуерно решение, което помага на вашата компания да обработва, съхранява, управлява и проследява всички документи, свързани с ежедневната дейност и дългосрочните цели на вашия бизнес. Системата също така ще ви помогне да автоматизирате голяма част от извършваните ръчно работни процеси, както и да прилагате сигурен електронен подпис за договорите.
Защо системите за управление на договори са изключително ефективни?
• Осигуряват ви възможността да намерите всякаква информация от договори (минали и настоящи)
• Дават ви възможност за проверка на това кой е записал договора, кой и кога го е променил, преглеждан или отпечатван ли е той
• Гарантират сигурността и поверителността на договорите, благодарение на различните права за достъп до тях, криптирането им и отговорящия на всички стандарти за сигурност дигитален архив
• Дават възможност да забравите за повтарящите се се ръчни задачи, като автоматизират най-важните работни процеси, свързани с договори и изобщо с документи
Какви са предимствата и недостатъците на On-Premise системите?
+ Пълен контрол: Когато управлява собствената си хардуерна част, компанията има пълен контрол върху договорите. Както и върху мерките, които предприема, за да гарантира поверителността и сигурността им. Някои компании считат On-Premise варианта за по-сигурен, тъй като софтуерът и данните остават в рамките на техните ИТ инфраструктури. Това не е изцяло точно, или по-скоро беше истина преди години, когато Cloud инфраструктурата бе в своето зачатие.
+ Независимост от Интернет: Компаниите имат достъп до цялата информация, свързана с договори и документи, дори и без Интернет връзка. Така и при прекъсване на Интернет, служителите могат да продължат да работят. Това отново е плюс, който беше по-важен в предишни години, но става по-маловажен с течение на времето.
+ Пълно спазване на изискванията: Организациите, които работят с изключително чувствителни данни (в сектори като Здравеопазване, Застраховане, Фармацевтика, Финанси) са особено внимателни при съхраняването на данните си. Тези компании оперират в силно регулирани отрасли и често се чувстват по-комфортно да отговарят на строгите изисквания с помощта на On-Premise система.
- Високи първоначални инвестиции: Цената на нужния хардуер и физическа инфраструктура е значителна. Това може да направи определени функции недостъпни или непривлекателни за по-малките и средни компании.
- Разходи за съхранение: С всяка изминала година, съхранението на данни в Cloud става все по-евтино от това On-Premise. Чисто и просто.
- Поддръжка на инфраструктурата: Закупуването на нов хардуер е повтарящ се разход. Например, сървърите обикновено имат живот от около 6 години, след което не могат да се интегрират с актуализиран софтуер и трябва да бъдат сменени. Лаптопите имат срок на годност от около 3 години. Организацията ви също така носи отговорността за разходите за консумация на енергия и поддържане сървърни помещения.
- Невъзможно скалиране: Добавянето на нови сървъри по време на разрастване на компанията е скъпо и изисква време. Това прави скалирането по-трудно с всяка изминала година. Което пък може да повлияе изключително негативно на общата производителност на вашата компания.
Какви са прeдимствата и недостатъците на Cloud системите?
+ Бързо въвеждане: Cloud решенията могат да бъдат въведени във вашата организация без големи инвестиции в инфраструктура и то значително по-бързо (и по-лесно) от On-Premise системите.
+ Предвидими месечни разходи: Организациите плащат само за лицензите на потребителите, както и за съхранението, без месечни разходи за поддръжка. Това им дава изключително предимство.
+ Достъп по всяко време и от всяко място: Всичко, което ви е нужно, за да откриете всеки фирмен документ и всеки договор, е уеб браузър. Нека го кажем още по-просто: цялата бизнес информация е на ваше разположение – винаги, когато ви е необходима, от всякъде, на всякакво устройство. Достъпна както за вас, така и за всички оторизирани служители на вашата фирма или организация.
+ Възстановяване на информация след бедствие: Загубата на данни и прекъсването на работата могат да причинят изключителни вреди на организации от всякакъв размер. Cloud системите осигурява резервни копия в разпръснати из цял свят центрове за данни, за да гарантират бързото възстановяване на системата ви.
+ Непрекъснато технологично развитие: Повечето Cloud центрове редовно се актуализират с най-новото, най-бързо и най-ефективно оборудване. Това води до предимства в производителността за вас, както и максимални икономии при непрекъснат ъпгрейд на възможностите.
+ Безпрецедентна сигурност: Cloud услугите обикновено предоставят изключителна сигурност при работата с договори, като осигуряват няколко надеждни резервни копия на всеки документ, както и автоматизирани актуализации.
+ Лесно скалиране: Cloud услуги предоставят модел "по нужда". Системата може да се скалира винаги, в зависимост от нуждите на организацията, а лицензите могат да бъдат добавени на мига.
- Определени рискове за сигурността: Cloud системите предоставят потенциално по-малко контрол върху поверителността на данните. Въпреки това, повечето доставчици на Cloud услуги прилагат всички най-нови стандарти за сигурност и сертификации в индустрията, за да гарантират, че техните Cloud услуги са възможно най-безопасни.
- Зависимост от Интернет: Cloud услуги се предоставят чрез Интернет, което прави необходимо за бизнесите да разполагат с надеждна и скоростна Интернет връзка. Това обаче става по-скоро нещо нормално, отколкото нещо изключително за повечето бизнеси и организации по света.
- Липса на контрол: Когато организацията съхранява данните си в Cloud, тя прехвърля отговорността за поддръжката му на софтуерния доставчик. Това води до по-малък контрол върху местоположението на съхранението, достъпността и управлението на данните, което може да е проблем, особено за компании, които обработват чувствителни данни. Въпреки това, повечето доставчици на Cloud услуги прилагат строги мерки за сигурност
Най-доброто е, че водещата система за управление на договори и документи DocuWare предлага възможност както за On-Premise, така и за Cloud инсталиране. Свържете се нашите експерти, за да обсъдите кой вариант отговаря най-добре на нуждите на вашата компания/организация.
