Каква е разликата между ERP, CRM, BPM, DMS, ECM
Да намерите подходящия софтуер за нуждите на вашата организация може да бъде нелека задача. Към момента на пазара се предлагат много на брой и различни решения. А с напредването на технологиите те се специализират към точно определени ниши и нужди. ERP, CRM, BMP, DMS, ECM са едни от най-популярните видовете системи за управление на бизнеса. Всички те имат за цел да подобрят ефикасността, да намалят разходите и да увеличат печалбата. Но какви са предимствата на всяка от тях? И коя система е най-подходяща за вас? Това вече зависи от специфичните цели и нужди във вашата организация. Нека разгледаме тези технологични решения със съответните предимства и недостатъци.
ERP (Enterprise Resource Planning)
ERP системите целят да централизират цялостното управление на бизнеса и информацията. Основната им задача е да автоматизират всички ключови процеси – финанси, човешки ресурси, производство, поръчки, доставки, взаимоотношения с клиенти и др. Можете да си представите ERP системите като съвкупност от софтуерни решения за различните отдели и процеси, обединени в една централизирана платформа.
Основните предимства са, че тези системи събират на едно място цялата информация, подобряват отчетността и проследимостта на доставките (supply chain), подобряват отношенията с клиентите, стандартизират бизнес процесите.
От друга страна закупуването на ERP система често означава голяма финансова инвестиция, а внедряването е нелек процес и се изисква време за усвояване. Съществува риск бизнес ползите да не оправдаят инвестицията, ако компанията ви има нужда от софтуер, който е с по-малко функционалности, но съобразен с вашите конкретни нужди.
За кои компании са подходящи ERP системите?
- Основната им дейност е в тежката индустрия, производство, дистрибуция, доставки и др.
- Търсят комплексна система, която да обедини всички отдели, процеси, информация и бизнес дейности.
CRM (Customer Relationship Management)
Целта на тези системи е да улеснят и подобрят управлението на взаимоотношенията с клиентите. Благодарение на CRM софтуер вие можете да съхранявате цялата инфорамция на едно място – контакти, канали и хронология на комуникация, потенциал за сделка и др. По този начин технологиите ви позволяват да извличате разнообразни данни и справки, което съответно да улесни процесите, да повиши удовлетвореността на клиентите и да увеличи продажбите.
Основните предимства на тези системи са, че централизират и организират информацията, управляват цялостната комуникация, улесняват маркетинг таргетирането и позволяват сегментация на клиентите.
От друга страна, те са тясно специализирани и насочени към отношенията с клиентите и са подходящи основно за търговските отдели, маркетинг екипи и техническа поддръжка.
За кои компании са подходящи CRM системите?
- Управляват информация за много на брой клиенти (основно B2B).
- Управляват информация за много на брой потенциални клиенти.
- Търсят специализирано решение за търговски отдел/обслужване на клиенти/маркетинг.
BPM (Business Process Management)
BPM системите са създадени с цел подобряване на бизнес резултатите чрез анализ, оптимизация и управление на процесите в организациите. Основните ползватели на тези решения са компании, които работят с голям брой клиенти – физически лица (B2C) – в сферата на здравеопазването, застрахователни дружества, финансови институции, банки и т.н.
Някои от предимствата на BPM системите са повишената гъвкавост и отчетност, стимулирането на съвместната работа, възможностите за автоматизация на част от работните процеси, подобреното съответствие със законовите разпоредби и регламенти.
От друга страна те могат да ограничат иновативността и свободата на служителите, поставяйки работата им в строго определени рамки. В този смисъл те са подходящи по-скоро за автоматизиране на ежедневни, ръчно извършвани работни процеси.
За кои компании са подходящи BPM системите?
- Дейността им е свързана с голям брой клиенти, основно физически лица (B2C).
- Искат да оптимизират и автоматизират често повтарящи се процеси.
- Имат строги правила и йерархия.
DMS (Document Management System)
Основната цел на тези системи е да цифровизират, съхраняват и проследяват документите в организацията. Те са един вид дигитален архив.
Някои предимства са намаленото пространство за съхранение, подобрената информационна сигурност и спазване на нормативните уредби, по-лесното търсене и намиране на документи.
Въпреки това този тип софтуерни решения не позволяват управлението на съответната информация и бизнес процеси.
За кои компании са подходящи DMS?
- Търсят семпло решение за цифровизация на документите.
- Имат нужда само от дигитален архив.
ECM (Enterprise Content Management)
При ECM решенията, както и при DMS, документите заемат централна роля във фунцкионалността на системата. Разликата е, че ECM надграждат чрез управление и автоматизация на процесите по обработка на тези документи. С други думи – ECM решенията предлагат както цифровизация на информацията (DMS), така и нейното управление. Целта на тези системи е да дигитализират, контролират и автоматизират потока на т. нар. „неструктурирана информация“ в една компания – фактури, оферти, приемно-предавателни протоколи, различни договори, автобиографии на кандидати за работа и др.
Процесите в почти всички екипи в една компания включват работа с "неструктурирана информация", поради което ECM системите могат да намерят приложение във всички отдели. По този начин софтуерът ще се превърне в централизирана система за съхранение на бизнес информация и управление на работни процеси в цялата организация.
Основните предимства са дигитализацията на документите, сигурното им съхранение, централизирането на информацията, структурирането и автоматизирането на процесите, подобреното съответствие със законовите разпоредби и регламенти.
За кои компании са подходящи ECM системите?
- Искат да дигитализират и централизират информацията
- Искат да оптимизират и автоматизират често повтарящи се процеси
- Търсят инструмент, чрез който да подпомогнат съвместната работа – както в самите отдели, така и между тях или между различни клонове на компанията
- Търсят решение с богата функционалност на достъпна цена
Нуждите на компанията идват на първо място
Най-важното при избора на система за управление на бизнеса е ясното дефиниране на дейността и нуждите на компанията. Имате ли нужда от CRM система, ако сте микропредприятие, което познава клиентите си? Необходима ли ви е ERP такава, ако имате 50 служители? Дефинирането на настоящите бизнес процеси, дейности и нужди ще ви посочи вида система, която представлява най-доброто съотношение цена-функционалност. За да изберете подходящото за вас решение, препоръчваме да потърсите съдействие от специалист.
Екипът ни има над 20 години опит с дистрибутирането и внедряването на водещото ECM решение за управление на информация и бизнес процеси – DocuWare. Уверени сме, че можем да бъдем полезни и на вашата организация. Не се колебайте да се свържете с нас!
