Сякаш всеки ден ви се налага да поставяте вашия подпис. Независимо дали става дума за банков кредит, обикновено споразумение или абонаментен план за телевизия, предстои ви да се подписвате още хиляди пъти.
И въпреки че подписите са от значение за всеки индивид, за организациите те са от още по-голяма важност, защото на тях им се налага да управляват огромен обем документи, на много от които се поставят повече от 2 подписа.
Продължете да четете, за да разберете какви са предимствата и недостатъците на традиционния мокър подпис, какви са различните видове електронни подписи и как софтуерните системи за управление на документи могат да направят по-лесен и по-сигурен целия процес на подписване.
Какво е мокър подпис?
Става дума за познатия от векове подпис, осъществяван с химикалка или писалка върху хартиен документ. Нарича се "мокър" заради поставянето върху хартията на мастило, което се нуждае от време да изсъхне. Дълги години мокрите подписи са считани за по-сигурни, тъй като подписващите присъстват лично и се запознават със съдържанието на документа пред тях.
В дадени случаи и в определени правни системи, мокър подпис може да бъде сканиран и изпратен по имейл в електронен формат. Това обаче изисква мерки за сигурност като уникална парола и криптиране на изпратеното съобщение, за да бъде гарантирана неговата автентичност.
Недостатъци на мокрите подписи
Използването на мокри подписи за одобрения, договори и споразумения често е времеемко и скъпо.
Проблемите, свързани с мокрите подписи, включват:
- Всички подписващи трябва да бъдат събрани на едно място, или пък документът да бъде изпратен по пощата
- Рискови са, тъй като лесно могат да бъдат подправени
- В процеса на подписване липсва проследимост – не е ясно кога и дали документът е получен и подписан
- Подписаните с мокри подписи хартиени документите лесно могат да бъдат загубени, неправилно архивирани или унищожени при различни произшествия
- Хартиените документи са трудно откриваеми
- Съхранението на физически документи изисква специално офис пространство или складово помещение
Какво е електронен подпис?
Електронен подпис е общ термин, който описва всеки подпис, който се поставя електронно, независимо дали е написан лично на таблет, отбелязан с отметка в checkbox, или чрез квалифицирани удостоверителни услуги (такава, какво предоставят партньорите на DocuWare – DocuSign и Validated ID).
Електронен подпис и цифров подпис – едно и също ли са?
Цифровият подпис е вид електронен подпис. Но въпреки че термините често се използват взаимозаменяемо, това е неправилно. Цифровите подписи използват сложни алгоритми, публични и частни цифрови ключове и сертификати, както и специални удовостоверения, за да удостоверят самоличността на подписващия и да гарантират целостта и автентичността на документа.
Електронните подписи биват обикновени (базови), усъвършенствани и квалифицирани. Най-важната разлика между тях е нивото на сигурност, което предлагат.
Какво е обикновен подпис?
Името, написано под имейл, отбелязване на checkbox в уеб формуляр или подписване за доставка на мобилно устройство (например таблет) са примери за обикновен подпис. При него не може да има абсолютно сигурни доказателства за това кой е подписал документа.
Обикновените подписи са идеални за вътрешни одобрения и упълномощавания. Например, когато бива одобряван отпуск на служител или фактура или поръчка, или пък когато е нужно потвърждение, че служител е прочел вътрешния правилник на компанията.
Обикновените подписи са неформални и се използват, когато съществува минимален риск тяхната правна валидност да бъде оспорена.
Какво е усъвършенстван подпис?
Усъвършенстваният подпис е кодиран с личния ключ на подписващия. Данните в ключа са кодирани така, че само оторизираното лице може да подпише документа. Подписът също е маркиран с времето, в което документът е подписан. Оригиналният файл и цифровият подпис се изпращат на получателя. Ползва се и двуфакторно удостоверяване на подписващия (като отговор на имейл или текстово съобщение до личния телефон).
Усъвършенстваният подпис се използва за множество търговски договори в B2B сектора. Този тип подпис предоставя умерено ниво на документално доказателство.
Какво е квалифициран подпис?
Квалифицираният подпис на практика е усъвършенстван електронен подпис, който е равносилен на собственоръчно поставен подпис, защото е създаден от устройство за създаване на квалифициран електронен подпис и се основава на квалифицирано удостоверение за електронни подписи (КУЕП). КУЕП пък е удостоверение за електронни подписи, издавано от компания-доставчик на квалифицирани удостоверителни услуги (например партньорите на DocuWare – DocuSign и Validated ID).
Този вид електронен подпис гарантира, че документът не е бил манипулиран, тъй като цифровият сертификат удостоверява идентичността на подписалия.
Процесът на многофакторна удостоверяване създава проследими следи, прикрепени към всеки квалифициран електронен подпис. Подписаният документ и запис от транзакцията трябва да бъдат архивирани, и това е един от аспектите, в които специализираната софтуерна система за управление на документи може да бъде от огромна помощ.
Квалифицираният подпис има пълно правно значение и гарантира изпълнимостта на документа. Той може да се използва за електронно подписване на всякакъв вид договори, документи или транзакции като трудови и търговски договори, банкови сделки, актуализация на банкови данни и застрахователни полици.
Как електронните подписи могат да бъдат комбинирани с автоматизирани работни процеси
Автоматизираните работни процеси, създадени в рамките на система за управление на документи, предоставят структуриран процес за управление на документи, изискващи подписи, заедно с предимствата на прозрачността, удостоверяването на идентичността и сигурността.
Благодарение на тях можете точно да определяте правила за обработка на документа, който трябва да бъде подписан, както и предизвикателствата, които стартират работния процес. Всеки оторизиран служител или мениджър може да следи напредъка на процеса на подписване и да разбере кои стъпки са завършени и кои предстоят.
Предимства на електронните подписи
- По-висока сигурност, която намалява риска от фалшификация или опити за манипулиране на документи
- По-бързо събиране на подписи, което води до подобряване и улесняване на управлението на договори, вътрешната администрация и комуникацията с клиенти, партньори и доставчици
- Автоматизирано събиране на данни и проследяване на всяко действие по документите
- Възможност да преглеждате, подписвате и връщате документи от всяко устройство, по всяко време, от всяка точка на света
- По-удобно и правилно архивиране на документи чрез по-ефективно проследяване, проверка, съхранение и извличане
- Икономии на хартия, пощенски такси, време и други ресурси
- Известяване на всяка от заинтересованите страни по имейл, когато документът е готов за подписване
- Пълен контрол върху версиите, за да сте сигурни, че подписаният документ съдържа точно тази информация, която е нужно
- Използване на обикновени електронни подписи за електронни формуляри, когато удостоверяването на идентичността на подписалия не е критично важно
- Събиране на електронни подписи за документ от всички съответни подписващи в рамките на работен процес
- Доставяне на договори до подписващите в рамките на секунди, минимизиране на забавянията
- Запазване на подписания документ по начин, който отговаря на най-сериозните изисквания при одитиране на дигиталния архив на документацията
Водещата система за управление на договори и документи DocuWare дава възможност както за електронно подписване на документи, така и за сигурното им придвижване и редактиране – отвсякъде, на всякакво устройство и по всяко време. Системата е подходяща за малки, средни и големи компании и организации. Свържете се с нашите експерти, за да обсъдите кой вариант отговаря най-добре на вашите нужди.
